Dijital ajanstan ayrılırken geri almanız gerekenler şunlar: alan adı, web sitesi ve hosting, Google İşletme Profili, Meta İşletme Yöneticisi ile sayfa ve Instagram hesabı, Google Ads ve Meta reklam hesapları, Analytics ile Search Console erişimi, tasarım ve video dosyaları, içerik takvimi ve raporlar. Aşağıda her kalemin nasıl istendiğini ve nerede takılındığını sırayla anlatıyoruz.
Sebep fiyat da olabilir, iletişim de. Hangisi olursa olsun ajans değişikliğinde en pahalı hata, devirde bir kalemi unutmaktır. Alan adı bir yıl sonra yenilenmediği için site açılmaz. Analytics’e kimsenin erişimi kalmadığı için üç yıllık veri kaybolur.
Sahipliği size geçmesi gereken hesaplar
Bu gruptaki hesaplarda erişim yetmez. Hesabın asıl sahibi siz olmalısınız, ajans yalnızca yönetici olarak durabilir.
Alan adı
Alan adı hangi firmada, kimin e-posta adresiyle kayıtlı? Ajansın hesabındaysa kayıt firmasından transfer kodunu (EPP kodu) isteyin ve adresi kendi hesabınıza alın. Bitiş tarihine bakın; süre dolmaya yakınsa önce yenileyin, sonra taşıyın. Transferin ortasında süre biterse adres bir süre kilitli kalabilir.
Google İşletme Profili
Haritalardaki kaydınızın sahibi sizin Google hesabınız olmalı. Ajans yönetici olarak durabilir; sahiplik ajansın hesabındaysa profil ayarlarından sahipliğin aktarılmasını isteyin. Yorumlar ve fotoğraflar profille birlikte kalır, ama başka birinin hesabında olan bir profili geri almak anlaşmazlıkta haftalar sürebilir.
Meta tarafı
Facebook sayfası, Instagram hesabı ve reklam hesabı sizin İşletme Yöneticinizde (Business Manager) görünmeli. Ajansın İşletme Yöneticisinde duruyorsa varlıkların size aktarılmasını isteyin; ajansı da kendi İşletme Yöneticisiyle partner olarak ekleyebilirsiniz. Ayrıca Instagram giriş bilgilerini ve iki adımlı doğrulama telefonunu kendi numaranıza çevirin.
Reklam hesapları
Google Ads hesabı sizin Google hesabınıza bağlı olmalı. Hesabı ajans kendi yönetici hesabı altında açtıysa bile ödeme bilgisinin ve sahipliğin kimde olduğunu kontrol edin. Meta reklam hesabında da ödeme yöntemi kimin kartı? Bunu öğrenin. Dönüşüm geçmişi ve kitleler hesapla birlikte durur; yeni hesap açmak bu birikimi sıfırlar.
Erişimi olması gereken araçlar
Analytics mülkü ve Search Console için kendi hesabınızın “sahip” ya da yönetici rolünde olduğunu kontrol edin. Tag Manager kapsayıcısı, Meta Pikseli ve Dönüşüm API ayarları da bu gruptadır. Sitenin içinde çalışan bir piksel ajansın hesabına bağlıysa, ajans gidince reklam ölçümü durabilir.
E-posta bülteni platformu, CRM, WhatsApp Business hesabı ve varsa yorum toplama araçlarını da listeye ekleyin. Bunlar çoğu zaman unutulur, çünkü günlük işin kenarında durur.
Dosyalar ve içerik
Ajans sizin için ürettiği her şeyi düzenlenebilir haliyle verebilir mi? Logo için vektör dosya (AI, SVG), tasarımlar için kaynak dosyalar, videolar için kesilmemiş çekimler ve proje dosyaları. Sosyal medya içerik arşivi, yazılmış makaleler ve fotoğraflar da gelmeli. Sözleşmede aksi yazmıyorsa çekilen fotoğraf ve videonun kullanım hakkı sizdedir; yazmıyorsa bile bunu yazıya dökün.
Sitenin dosya yedeğini ve veritabanını da isteyin. Yedek ajansın sunucusundaysa siteyi taşıyamazsınız.
Bilgi ve belgeler
Aylık raporların son on iki ayı, kampanya yapıları, hedef kitle tanımları ve negatif kelime listeleri yeni ajansın işini haftalarca kısaltır. Hangi reklamın hangi sonucu getirdiğini bilen yeni ekip, aynı denemeleri tekrar harcamaz. Sözleşme, fatura ve ödeme kayıtlarını da kendi arşivinize alın.
Web sitesi ve e-posta tarafı
Site ajansın sunucusunda duruyorsa devirde üç parça taşınır: dosyalar, veritabanı ve DNS kayıtları. DNS en çok unutulan parçadır. Alan adını kendi hesabınıza aldınız diyelim; ama e-postanız ajansın DNS’ine bağlı MX kayıtlarına dayanıyorsa, kayıtları kopyalamadan nameserver değiştirdiğiniz an e-postalar kesilir. Taşımadan önce mevcut DNS kayıtlarının tam listesini ekran görüntüsüyle saklayın.
Kurumsal e-posta adresleri (info@ gibi) ajansın oluşturduğu bir hosting paketindeyse, posta kutularını da yedekleyin. Yıllarca biriken müşteri yazışmaları orada olabilir.
Devirde en sık takılan yerler
İlk takılma, ajansın “hesap bizde, biz yönetiyoruz” demesidir. Bu durumda sahipliği işletmenin istediğini nazik ama net biçimde yazın. İkincisi, ödeme kartı. Reklam hesabına ajansın kartı tanımlıysa devir günü reklam durur; önce siz kendi kartınızı ekleyin. Üçüncüsü, ajansın aracı: bazı ajanslar raporları kendi panelinde tutar ve ayrılınca panel erişimi kapanır. Raporların PDF ya da tablo halini, ayrılmadan önce indirin.
Dördüncüsü zaman. İki haftada bitmesi gereken devir, kimse sorumlu olmadığı için iki ay sürer. Sizde bir kişiyi, ajansta bir kişiyi sorumlu atayın ve haftada bir kısa kontrol yapın.
Devir talebi nasıl yazılır
Telefonda söylenen talep unutulur. Kısa bir e-posta yazın, başlıkta “devir listesi” geçsin. Her kalemi tek satırda sıralayın: hesap adı, şu an kimde olduğu, nereye devredileceği, istediğiniz tarih. Cevap için iki hafta gibi makul bir süre koyun. Ajansın yanıtını kalem kalem işaretleyin; bir kalem “sonra” diye geçiştirildiyse tekrar yazın.
Reklamlar devir sırasında durmalı mı
Genellikle hayır. Reklamı bir gün bile durdurmak öğrenme verisini zayıflatır. Önce hesabın sahipliğini ve ödeme yöntemini alın, sonra yeni yönetici eklenip eskisi çıkarılır. Kampanya düzenlemesine devirden sonra başlanır. Yalnız ödeme yöntemi ajansın kartıysa o kartı kaldırmadan önce kendi kartınızı tanımlayın, yoksa reklamlar kendiliğinden durur.
Devirden sonra güvenlik
Her erişim değişikliğinden sonra şifreleri yenileyin, iki adımlı doğrulamayı sizin telefonunuza bağlayın ve eski ajansın yönetici rollerini tek tek kaldırın. Kimin hangi araca yetkisi olduğunu içeren kısa bir tablo tutun. Bu tablo bir sonraki değişiklikte işinizi kolaylaştırır.
Devirden bir ay sonra kısa bir sağlık kontrolü yapın: reklamlar yayında mı, Analytics veri topluyor mu, site formu e-postaya düşüyor mu, haritadaki telefon numarası doğru mu? Bu dört soru çoğu sessiz arızayı yakalar.
Baştan doğru kurmak
En rahat devir, hiç devir gerektirmeyendir. Hesapların ilk günden sizin adınıza açılması ve ajansın yönetici olarak eklenmesi ayrılığı basit bir yetki değişikliğine çevirir. Biz de bu düzeni kuruyoruz; web sitesi taşınacaksa İstanbul web tasarım paketlerinde yeni kurulum ya da mevcut sitenin devri seçeneklerini konuşabiliriz.
Eski ajansınızdan ayrılırken bu listeyi birlikte yürütebiliriz. Hizmetlerimizin tamamı hizmetlerimiz sayfasında, bize ulaşmak için iletişim sayfasını kullanabilir ya da 0540 022 64 22 numarasını arayabilirsiniz.