Çekim lokasyon izni, mekânın sahibinden ya da yöneticisinden yazılı alınır ve hangi gün, hangi saat aralığında, hangi ekipmanla çekim yapılacağını içerir. Sözlü “gelin çekin” cevabı çekim günü bir güvenlik görevlisinin müdahalesiyle bitebilir. İznin nereden alınacağı mekân türüne göre değişir; en çok sorun çıkaran yerler genelde en kolay görünenlerdir.
Mekân türüne göre izin
Kendi işletmenizde çekim yapıyorsanız izin sorunu yoktur, ama içerideki çalışanlar ve müşteriler için düzenleme gerekir. Kiracıysanız, binanın ortak alanlarını (koridor, giriş, çatı) çekmeden önce bina yönetimine haber verin.
Başka bir işletmenin mekânında çekim yapılacaksa, karar veren kişi sahibi ya da genel müdürdür. Bir çalışanın “olur” demesi yetmeyebilir. İzin metninde mekânın adı, çekim tarihi, saat aralığı, ekip sayısı ve çekimin amacı yazılsın.
AVM, otel, müze, hastane ve okul gibi yerlerin kendi çekim prosedürleri vardır. Çoğunda önce kurumsal iletişim ya da halkla ilişkiler birimine başvurulur, bazılarında ücret istenir. Başvuruyu çekimden birkaç hafta önce yapın; yanıt süresi uzun olabilir.
Kamuya açık sokak, park ve meydanlarda küçük ekiple, tripodsuz çekim genellikle sorun çıkarmaz. Büyük ekipman, ışık kurulumu, drone ya da trafiği etkileyen bir çekim ise belediye ya da ilgili kurumdan izin gerektirebilir. Drone için ayrı bir düzenleme var; çekimden önce güncel kurallara bakmak gerekir, bunu ekibinize bırakmayın.
Yazılı anlaşmada neler olmalı?
Yazılı anlaşma iki sayfayı geçmemeli. İçinde şu maddeler bulunsun:
- Taraflar: çekimi yapan firma ve mekân sahibi, yetkili kişilerin adı.
- Tarih ve saat: kurulum ve toparlama dahil.
- Kapsam: hangi alanlar çekilecek, hangileri çekilmeyecek.
- Ekipman: ışık ve ses gibi standart olanlarla drone gibi özel olanlar.
- Ücret varsa tutar ve ödeme koşulu.
- Görüntülerin kullanımı: nerede yayınlanacak, mekân adı geçecek mi?
- Hasar durumunda sorumluluk.
Bu liste bir hukuk metni yerine geçmez. Çekim büyükse ya da mekân bir kurumsa kendi hukuk danışmanınıza gösterin.
Kadraja giren kişiler
Mekânın izni kişilerin izni anlamına gelmez. Müşteri, ziyaretçi ya da çalışan yüzü net görünüyorsa ve görüntü reklam amaçlı kullanılacaksa o kişiden de izin gerekir. Büyük kalabalıkta çekimde uygulama farklıdır: girişe “bu alanda çekim yapılmaktadır” yazılı bir uyarı asmak yaygın uygulamadır, ancak bu da her durumda yeterli olmayabilir. Güvenli yol, yüz görünmeyen kadrajlar ya da çalışanları ve modelleri izin formuyla çekmektir.
Çocuk görüntüleri ayrı bir konudur: veli ya da vasinin yazılı iznini alın.
Mekân sahibiyle konuşurken
İzin isterken şunu açıkça söyleyin: kaç kişilik ekip gelecek, ne kadar ekipman getirecek, ne kadar süre kalacak, mekânın işleyişini ne kadar etkileyecek. Mekân sahibi çoğu zaman çekimin kendisine değil, yarattığı rahatsızlığa itiraz eder. Müşteri trafiğini etkilemeyecek bir saat aralığı önermek, ret ihtimalini düşürür.
Çekim sonrası mekâna bir fotoğraf ya da görüntü vermek bazen karşılıksız bir iyilik olarak değil, karşılıklı bir anlaşma olarak işe yarar. Bunu izin metninde yazın.
İzin gelmezse yedek mekân
Başvuru yanıtı çekime kadar gelmeyebilir ya da ret çıkabilir. Bu yüzden her önemli sahne için ikinci bir mekân düşünün. Yedek mekânı da aynı dikkatle araştırın; sonradan bulunacak bir ikinci yer genellikle ilkinden daha kötü uyar. Ret çıktığında gerekçeyi sorun. Bazen sorun saat, bazen ekipman miktarıdır ve küçük bir değişiklikle izin çıkabilir.
Süreyi ve sorumluluğu netleştirin
Çekim süresi uzarsa ne olacak? Kurulum için mekâna erken girmeniz gerekirse? Mekân sahibi “dört saat” dediyse ve çekim beş saate çıkarsa ek ücret ya da erken çıkış gerekebilir. Bunun yazılı olması iki tarafı korur.
Hasar konusu da yazılı olsun. Zemin, duvar, mobilya ve mekâna ait ekipmanın zarar görmesi durumunda sorumluluğun kimde olduğunu baştan belirleyin. Sigorta gerekiyorsa çekimden önce kimin yaptıracağı netleşmeli.
Lokasyon keşfi ve izin birlikte yürür
İzin almadan önce mekâna gidip bakın. Işık, ses, elektrik ve erişim iznin kapsamını da etkiler: asansör kullanımı mı gerekecek, çatı mı çekilecek, prizden mi enerji alınacak? Keşifte öğrendiğiniz bu detayları izin metnine yazın. Çekimden önce mekâna gitmek, sürpriz maliyetleri baştan gösterir.
Anlaşmayı kim imzalar?
İmza yetkisi olmayan birinin verdiği izin, sorun çıktığında geçersiz sayılabilir. Şirketse imza sirkülerinde adı geçen kişiden, apartman ya da sitede yönetim kurulundan, kamu kurumunda yetkili müdürden onay alın. İmzalayan kişinin adını, unvanını ve telefon numarasını anlaşmaya yazın. Elektronik onay (e-posta) bazı durumlarda yeterli olur, ama büyük işlerde ıslak imzalı kopya sağlam bir güvence sağlar.
Çekim günü yanınızda bulunacaklar
İzin yazısının çıktısı, mekân sorumlusunun telefon numarası ve imzalı anlaşma çekim günü ekipte olsun. Güvenlik görevlisi sorarsa saniyeler içinde gösterilecek bir belge, saatlerce tartışmaktan iyidir. Telefonda bir fotoğraf olarak da saklayın.
Sık yapılan hatalar
Çekim günü sabahı izin istemek, sözlü onayla yetinmek, saat aralığını belirsiz bırakmak ve kadraja giren kişilerin izin durumunu unutmak en sık gördüğümüz hatalar. Bir de mekân sahibinin görüntüyü nerede kullanacağınızı sormaması durumunda kendiniz belirtmemek var; sonradan reklamda kullanılan bir görüntü sorun çıkarabilir.
Çekim hizmetimizin kapsamı için profesyonel çekim sayfasına, paket fiyatları için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Çekim öncesi destek için
Lokasyon sürecini planlamak ya da izin metnini birlikte gözden geçirmek isterseniz iletişim sayfasından bize yazın veya 0540 022 64 22 numarasını arayın.