Sözleşme okumak kimsenin sevdiği bir iş değil. Çoğu işletme sahibi, ajansın gönderdiği belgeyi hızlıca geçer, imzalar ve ilk zor konuşmada sözleşmenin bazı noktalarını hiç okumadığını fark eder. Oysa sözleşme, ilişki iyi giderken gereksiz görünen ama ilişki bozulduğunda hayat kurtaran bir belge. Bu yazıda bir hukuk danışmanlığı yapmıyoruz; ama dijital ajans sözleşmelerinde sık sorun çıkaran maddeleri ve nelere dikkat edileceğini anlatıyoruz. Önemli bir sözleşmeyi imzalamadan önce hukuki destek almak her zaman iyi fikir.
Hizmet kapsamı: ne dahil, ne değil
Sözleşmenin en önemli maddesi kapsamdır. “Sosyal medya yönetimi” ne demek: ayda kaç paylaşım, kaç hikâye, kaç video, yorum yanıtı dahil mi, reklam yönetimi ayrı mı? “SEO” ne demek: ayda hangi işlemler, kaç sayfa, hangi raporlar? “Web sitesi” ne demek: kaç sayfa, hangi özellikler, kaç revizyon? Belirsiz ifadeler (“tam kapsamlı hizmet”, “sürekli destek”) ileride tartışma çıkarır. Kapsamı madde madde, sayılarla ve örneklerle yazdırın. Kapsam dışı kalan işler için ek ücret koşulunu da öğrenin.
Hesap, alan adı ve içerik sahipliği
Belki de en kritik madde. Şunlar açıkça yazılmalı: alan adı kimin adına kayıtlı, barındırma hesabı kimde, reklam hesapları (Google, Meta), analitik hesapları, işletme profili, sosyal medya hesapları kimin sahipliğinde. Hesaplar sizin adınıza açılmalı, ajans yönetici olarak eklenmeli. Üretilen içerik (metin, görsel, video, tasarım) üzerinde kimin hakkı olduğu da belirlenmeli: çoğu durumda ödeme yapıldıktan sonra kullanım hakkı işletmeye geçer. Bu madde belirsizse, ilişki bittiğinde sitenizi ya da hesaplarınızı geri almakta zorlanabilirsiniz.
Süre, yenileme ve çıkış
Sözleşme süresi (aylık, üç aylık, yıllık), otomatik yenileme olup olmadığı ve çıkış koşulları net olmalı. Uzun taahhütler, ajansın işini iyi yapmadığı durumda sizi kilitleyebilir. Çıkış için bildirim süresi, erken çıkış bedeli varsa ne olduğu, çıkışta hangi materyallerin teslim edileceği yazılmalı. Bazı işler doğası gereği belirli bir süre ister (örneğin SEO’da birkaç ay); ama bu süre makul olmalı ve çıkışta bir yol bulunmalı. Otomatik yenilemenin tarihini takvime not edin.
Ödeme koşulları ve reklam bütçesi
Ajans ücreti ile reklam harcamasının ayrı olduğunu, reklam bütçesinin doğrudan platforma mı yoksa ajans üzerinden mi ödendiğini öğrenin. Reklam bütçesi ajans üzerinden ödeniyorsa, kullanım raporu ve harcama şeffaflığı olmalı. Ödeme takvimi (peşin, aylık, iş tesliminde), fatura ve vergi bilgileri net olmalı. Fiyat değişikliği koşulunu da sorun: ücret ne zaman ve hangi bildirimle değişebilir?
Raporlama ve iletişim
Raporun sıklığı, içeriği, toplantı düzeni, yanıt süresi ve sorumlu kişiler sözleşmede ya da ek belgede yer almalı. “Aylık rapor” yerine “aylık rapor: harcama, arama, form, mesaj sayısı, iletişim başına maliyet, yorum ve öneriler” gibi bir tanım daha iyi. Ajansın hesaplara erişim düzeyi ve verinin nasıl korunacağı da belirtilmeli. Bu detaylar ilişkinin şeffaflığını korur.
Sonuç vaatleri ve garanti
Sözleşmede “birinci sıra garantisi” ya da “şu kadar müşteri garantisi” gibi ifadeler görürseniz dikkatli olun. Arama motorlarında sıralama ve reklam sonuçları birçok faktöre bağlıdır ve kimse bunları garanti edemez. Dürüst bir sözleşme, taahhüt edilen işleri (yapılacak çalışmalar, teslim tarihleri, rapor düzeni) yazar; sonuç garantisi yerine hedefler ve ölçüm yöntemi belirler. Aşırı iyimser vaatler, sözleşmenin dışında bırakılmış “bilgi” olsa bile, uyarı işaretidir.
Gizlilik ve veri
Ajans işletmenizin müşteri bilgilerine, fiyatlarına ve stratejilerine erişebilir. Gizlilik maddesi bu bilgilerin korunmasını ve üçüncü kişilerle paylaşılmamasını garanti etmeli. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda, ajansın veri işleyen olarak yükümlülükleri ve sizin sorumluluklarınız belirlenmeli. Ayrıca ajansın portföyünde sizin çalışmanızı kullanma hakkı olup olmadığı (isim ve görsel paylaşımı) sizin izninize bağlı olmalı.
Değişiklik ve ek iş yönetimi
Proje sırasında kapsam değişikliği olabilir: yeni sayfa, ek kampanya, farklı bir hizmet. Bu tür değişikliklerin nasıl talep edileceği, fiyatlandırılacağı ve onaylanacağı belli olmalı. Yazılı onay alışkanlığı, “ben bunu isteyeyim demiştim” tartışmalarını önler. Revizyon hakkı sayısı ve süresi de net olmalı: kaç tur düzeltme dahil, sonrası nasıl?
Anlaşmazlık ve fesih
Anlaşmazlık halinde nasıl bir yol izleneceği (önce görüşme, sonra yazılı bildirim, gerekirse hukuki süreç) ve hangi durumlarda haklı fesih yapılabileceği yazılı olmalı. Ajansın işi yapmadığı ya da sizin ödemeyi yapmadığınız durumlarda ne olacağı bilinmeli. Bu maddeleri hiç kullanmamak en iyisi; ama varlıkları taraflara ciddiyet ve güvence verir.
Sözleşme öncesi ajansa sorulacak ek sorular
Sözleşmeyi imzalamadan önce şunları da sorun: Ekipte kimler benim işime bakacak ve ayrılırlarsa ne olacak? Hizmet aksarsa ne kadar sürede dönüş yapılacak? Ajans kendi hesabından mı yoksa benim hesabımdan mı çalışacak? Çalışma sırasında üçüncü taraf araç ya da eklenti kullanılıyorsa bunların maliyeti ve devri nasıl olacak? Verdiğim malzemeleri (logo, fotoğraf, belgeler) sözleşme sonunda nasıl geri alacağım? Bu soruların cevapları sözleşme metnine yansımıyorsa, yazılı bir ek olarak talep edebilirsiniz.
Küçük işletme için sade sözleşme
Küçük bir işletmenin ajansla imzalayacağı sözleşmenin devasa olması gerekmez. Sade ve anlaşılır bir metin, net bir kapsam, süre ve çıkış, hesap sahipliği, ödeme, rapor ve gizlilik maddelerini içermesi yeterlidir. Anlamadığınız bir ifade varsa açıklamasını isteyin; iyi bir ajans, sözleşmeyi sizin anlamanızı ister. Karmaşık, sizi korumayan ve yalnızca ajansın haklarını sıralayan bir metin, ilişkinin nasıl olacağına dair ipucu verir. Önemli bir bütçe söz konusuysa bir hukuk danışmanından görüş almak makuldür.
Çıkış sırasında yapılacaklar listesi
İlişki bittiğinde şunları yapın: tüm hesap erişimlerinin size devredildiğini doğrulayın, ajansın yönetici yetkilerini kaldırın ya da güncelleyin, site dosyalarını ve yedekleri teslim alın, raporların ve verilerin bir kopyasını alın, sosyal medya ve reklam hesaplarının sahipliğini kontrol edin, açık kalan ödemeleri netleştirin, gizlilik yükümlülüklerini gözden geçirin. Bu listeyi sözleşme başında ajansla paylaşmak, sürecin çıkışı da düşünülerek kurulduğunu gösterir ve iki tarafa da güvence verir.
Kısa kontrol listesi
- Kapsam madde madde ve sayılarla yazılı mı?
- Hesaplar ve alan adı benim adıma mı?
- İçerik hakları belli mi?
- Süre ve çıkış koşulları makul mü?
- Ödeme ve reklam bütçesi ayrı ve şeffaf mı?
- Rapor ve iletişim düzeni tanımlı mı?
- Garanti vaadi var mı? (varsa şüphelenin)
- Gizlilik ve veri maddesi var mı?
Ajans sözleşmeleri konusunda genel çerçeveyi görmek ve çalışma biçimimizi öğrenmek isterseniz iletişim sayfamızdan yazabilir ya da 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan ulaşabilirsiniz. Şeffaf bir kapsam ve net bir çıkış koşulu, sağlıklı bir ilişkinin temelidir; referanslar sayfamızda çalışma biçimimizin örneklerine bakabilirsiniz.