Bir dijital ajansla çalışmaya başlarken konuşulan konuların büyük kısmı yaratıcı taraftadır: sitenin nasıl görüneceği, reklamların hangi mesajı vereceği, sosyal medyada ne paylaşılacağı. Sözleşme ve fatura ise genelde “sonra hallederiz” diye geçiştirilir. Oysa iş birliğinin ilerleyen aylarında yaşanan anlaşmazlıkların önemli bir kısmı, tam da bu geçiştirilen konulardan çıkar. Reklam bütçesinin faturası kime kesilecek, ajans ücretine neler dahil, hesaplar kimin adına, iş birliği biterse ne olacak?
Bu yazıda İstanbul’daki işletmelerin bir dijital ajansla çalışırken sözleşme ve fatura düzenini nasıl kurması gerektiğini anlatıyoruz. Bu bir hukuki danışmanlık metni değil; pratikte en sık karşılaşılan konuları ve sorulması gereken soruları içeren bir rehber. Sözleşmenin hukuki detayları için mutlaka bir hukukçuya danışmanızı öneririz.
Hizmet bedeli ve reklam bütçesi: iki ayrı kalem
Dijital ajansla çalışırken en sık karıştırılan konu, ajans hizmet bedeli ile reklam bütçesinin farkıdır.
Hizmet bedeli, ajansın yaptığı iş için ödediğiniz ücrettir: kampanyaların kurulması, yönetilmesi, raporlanması, içerik üretimi, web sitesi tasarımı gibi. Bu bedel için ajans size fatura keser.
Reklam bütçesi ise Google, Meta ya da diğer platformlara reklamların gösterilmesi için ödenen tutardır. Bu tutar genelde doğrudan platforma, işletmenin kendi kartından ya da hesabından ödenir. Platform da bu harcama için işletmeye fatura keser.
Bu ayrımın net olması çok önemlidir. Bazı ajanslar reklam bütçesini kendi hesaplarından öder ve müşteriye tek bir fatura keser. Bu yöntem pratik görünebilir ama şeffaflık sorunu yaratabilir: Gerçekte ne kadar reklam harcaması yapıldığını, ajansın bu tutar üzerine ne eklediğini görmek zorlaşır. Aniba Digital’de reklam bütçesi hizmet bedeline dahil değildir ve doğrudan platforma ödenir; böylece harcamanın her kuruşunu platformun kendi panelinden görebilirsiniz.
Hesap sahipliği: en kritik madde
Sözleşmede mutlaka netleşmesi gereken konu, dijital varlıkların kime ait olduğudur. Bu varlıklar şunlardır:
- Alan adı (web sitesinin adresi)
- Hosting hesabı
- Web sitesinin dosyaları ve içeriği
- Google Ads hesabı
- Meta reklam hesabı ve işletme yöneticisi
- Instagram ve Facebook sayfaları
- Google İşletme Profili
- Analytics ve Search Console hesapları
Bu varlıkların hepsi işletmenin adına olmalı, ajans bunlara yönetici ya da kullanıcı olarak eklenmelidir. Böylece iş birliği sona erdiğinde ajansın erişimi kaldırılır ve tüm varlıklar, geçmiş verileriyle birlikte işletmede kalır.
Uygulamada sık karşılaşılan bir sorun, reklam hesabının ajansın adına açılmış olmasıdır. Bu durumda iş birliği bittiğinde geçmiş kampanya verileri, dönüşüm geçmişi ve öğrenilmiş hedefleme bilgileri işletmeye devredilemeyebilir.
Sözleşmede bulunması gereken temel maddeler
Hizmet kapsamı
Ajansın ne yapacağı açıkça yazılmalıdır. “Sosyal medya yönetimi” yerine “ayda 8 paylaşım, içerik hazırlığı, yayın ve aylık rapor” gibi somut bir tanım olmalıdır. Kapsam dışı işler de belirtilmelidir: örneğin profesyonel çekim, reklam bütçesi ya da ek revizyonlar.
Süre ve yenileme
Sözleşmenin süresi, otomatik yenilenip yenilenmeyeceği ve fiyat güncellemesinin nasıl yapılacağı yazılmalıdır.
Çıkış koşulları
Her iki tarafın da sözleşmeyi nasıl ve ne kadar önceden bildirerek sona erdirebileceği belirtilmelidir. Çıkış durumunda devredilecek dosyalar, erişimlerin nasıl kaldırılacağı ve son raporun teslimi netleşmelidir.
Raporlama
Raporun ne sıklıkla, hangi formatta ve hangi başlıklarla geleceği yazılmalıdır.
Onay süreci
İçerik ve reklamların yayına alınmadan önce kimden onay alınacağı ve onay süresinin ne kadar olacağı belirtilmelidir. Bu, özellikle çok ortaklı ya da kurumsal firmalarda gecikmeleri önler.
Fatura düzeni: pratik öneriler
İşletmenizin muhasebe tarafında karışıklık yaşamamak için şu düzen önerilir:
- Ajans hizmet bedeli için aylık düzenli fatura.
- Reklam platformlarının faturaları, işletmenin kendi hesabına doğrudan kesilmiş olarak.
- Tek seferlik işler (web sitesi, logo, çekim gibi) için ayrı fatura ve ödeme planı.
- Hosting ve alan adı yenilemeleri için yıllık hatırlatma ve ayrı fatura.
Reklam platformlarının faturalarını düzenli olarak indirmek ve muhasebecinize iletmek, işletmenin sorumluluğundadır. Ajansınız bu faturaların nereden indirileceğini göstermeli ve gerekirse hatırlatmalıdır.
Fiyat şeffaflığı
Sözleşme imzalamadan önce, hizmetlerin fiyatlarını açıkça bilmek önemlidir. Aniba Digital’de fiyatları fiyatlar sayfamızda açık olarak paylaşıyoruz. Örneğin Google reklam yönetimi ve Meta reklam yönetimi aylık 10.000 ₺’den, kombo paket aylık 14.000 ₺’den, SEO aylık 10.000 ₺’den, sosyal medya yönetimi 8 paylaşımla 8.000 ₺’den başlar. Web sitesinde ilk yıl hosting ücretsizdir, sonraki yıllar için hosting yıllık 6.000 ₺’dir.
Tek seferlik işler ile aylık hizmetler
Dijital ajansla yapılan işler genelde iki gruba ayrılır ve her grubun sözleşme ile ödeme mantığı farklıdır.
Tek seferlik işler, belirli bir teslimle biten projelerdir: web sitesi, logo, kurumsal kimlik, Google İşletme Profili kurulumu ya da bir çekim günü gibi. Bu işlerde sözleşmede teslim edilecek şeyin tanımı, teslim süresi, revizyon hakkı ve ödeme planı yer almalıdır. Yaygın uygulama, işin başında bir kısım ödeme, tesliminde de kalanın ödenmesidir. Teslim sonrasında kaynak dosyaların, örneğin logonun vektörel dosyalarının ya da web sitesinin yedeğinin size verilip verilmeyeceği de yazılmalıdır.
Aylık hizmetler ise süreklilik gerektiren işlerdir: reklam yönetimi, sosyal medya yönetimi, SEO çalışması. Bu işlerde sözleşmede aylık kapsam, raporlama düzeni, fiyat güncelleme koşulları ve bildirim süresiyle fesih şartları önem kazanır. Aylık hizmetlerde ödeme genelde ay başında yapılır ve fatura da buna göre düzenlenir.
İki grubu aynı sözleşmede toplamak mümkündür, ama bu durumda maddelerin birbirine karışmaması gerekir. Örneğin reklam yönetimini bırakmak istediğinizde, bunun daha önce tamamlanmış web sitesi işini ya da hosting hizmetini etkilemeyeceği açıkça yazılmalıdır. Aynı şekilde web sitesi projesinin gecikmesi, aylık reklam hizmetinin faturalandırılmasını otomatik olarak durdurmaz; bu tür bağımlılıklar varsa sözleşmede ayrıca belirtilmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Sözleşme yapmadan, sözlü anlaşmayla çalışmaya başlamak.
- Reklam hesabını ajansın adına açtırmak.
- Kapsamı belirsiz bırakmak ve sonra “bu da dahil değil miydi” tartışmasına girmek.
- Alan adının yenilenme tarihini takip etmemek ve sitenin bir gün erişilemez hâle gelmesi.
- Reklam platform faturalarını muhasebeye iletmeyi unutmak.
İstanbul’daki işletmeler için bir not
İstanbul’da dijital hizmet veren çok sayıda ajans ve serbest çalışan var. Bu çeşitlilik, işletmelere seçenek sunarken sözleşme ve fatura düzenindeki farklılıkları da artırır. Her teklifte aynı soruları sormak, teklifleri adil biçimde karşılaştırmanızı sağlar. İlçe bazında hizmet verdiğimiz bölgeleri İstanbul Google reklamları sayfamızda ve diğer hizmet sayfalarımızda görebilirsiniz.
Şeffaf bir çalışma düzeni için konuşalım
Bir dijital ajansla çalışmaya başlamadan önce sözleşme ve fatura düzenini netleştirmek istiyorsanız, ilk görüşmede bu konuları açıkça konuşabiliriz. Hangi hizmetin neyi kapsadığını, faturaların nasıl kesileceğini ve hesapların kimin adına açılacağını baştan belirleriz.
Görüşme için 0540 022 64 22 numarasını arayabilirsiniz. Sorularınızı WhatsApp üzerinden de iletebilirsiniz. Adres ve e-posta bilgilerimiz iletişim sayfasında yer alıyor.