Bir dijital ajansla ilk görüşmeyi yaptınız. İşletmenizi anlattınız, ihtiyaçlarınızı konuştunuz, belki birkaç soru sordunuz. Toplantı bitti, el sıkışıldı, “size döneriz” denildi. Peki şimdi ne olacak? Ne zaman bir teklif gelmeli, o teklifte neler olmalı, hangi işaretler iyi bir iş birliğine, hangileri ileride sorun çıkabileceğine işaret ediyor?
Bu yazıda İstanbul’daki işletmelerin bir dijital ajansla ilk görüşmeden sonra neler beklemesi gerektiğini, adım adım anlatıyoruz. İlk görüşme ile işin fiilen başlaması arasındaki bu dönem, çoğu işletmenin en az dikkat ettiği ama iş birliğinin kalitesini en çok belirleyen dönemdir.
İlk birkaç gün: toplantı özeti ve ek sorular
İyi bir ajans, ilk görüşmeden sonra kısa süre içinde size bir toplantı özeti ya da ek sorular gönderir. Bu özet, görüşmede konuşulanların ajans tarafından doğru anlaşılıp anlaşılmadığını görmeniz için bir fırsattır. Özette eksik ya da yanlış anlaşılmış bir nokta varsa, bunu hemen düzeltin.
Ek sorular da iyi bir işarettir. Görüşmede konuşulmayan ama teklifi hazırlamak için gerekli olan bilgiler, örneğin mevcut reklam hesaplarınızın erişim durumu, web sitenizin teknik altyapısı ya da elinizdeki görsel malzeme, bu aşamada sorulur. Hiç soru sormadan doğrudan standart bir teklif gönderen ajans, işletmenizi yeterince anlamamış olabilir.
Bu aşamada sizden bazı erişimler ya da bilgiler istenebilir: web sitenizin adresi, sosyal medya hesaplarınız, Google İşletme Profiliniz. Ajans bunları inceleyerek mevcut durumunuzu değerlendirir. Ancak henüz sözleşme yapılmadan reklam hesabınıza ya da web sitenizin yönetim paneline tam erişim istenmesi olağan değildir; bu tür erişimler iş başladıktan sonra verilmelidir.
Teklif: neler içermeli
Görüşmeden sonraki günlerde bir teklif ya da öneri belgesi gelmelidir. Bu belgenin kalitesi, ajansın iş yapma biçimi hakkında çok şey anlatır. İyi bir teklifte şunlar bulunur:
Mevcut durumun kısa değerlendirmesi
Ajans, sizin mevcut dijital durumunuzu kısaca özetlemeli: web sitenizin güçlü ve zayıf yanları, sosyal medya hesabınızın durumu, varsa reklam hesabınızdaki gözlemler. Bu değerlendirme, önerilen hizmetlerin neden önerildiğini anlamanızı sağlar.
Net hizmet kapsamı
Hangi hizmetlerin verileceği, her hizmetin neleri kapsadığı ve neleri kapsamadığı açıkça yazılmalıdır. “Sosyal medya yönetimi” yerine “ayda 8 paylaşım, içerik hazırlığı, yayın, aylık rapor” gibi somut tanımlar olmalıdır.
Fiyat ve ödeme koşulları
Her hizmetin fiyatı, tek seferlik mi aylık mı olduğu, ödeme zamanı ve reklam bütçesinin ayrı bir kalem olduğu açıkça belirtilmelidir. Aniba Digital’de hizmet fiyatlarını fiyatlar sayfamızda açıkça paylaşıyoruz; teklifte de aynı fiyatlar üzerinden, işletmenize özel kapsamla birlikte ilerleriz.
Zaman planı
İşin ne zaman başlayacağı, ilk teslimlerin ne zaman yapılacağı ve ilk değerlendirme toplantısının ne zaman olacağı belirtilmelidir. Örneğin web sitesi projelerinde içerik hazır olduğunda Başlangıç paketi 1-2 günde, Tanıtım paketi 3-5 günde, Kurumsal paket 5-7 günde teslim edilir.
Gerçekçi beklenti
İyi bir teklif, ilk ayda neyin olabileceğini ve neyin zaman alacağını açıkça söyler. Reklam kampanyalarında ilk haftalar öğrenme dönemidir; SEO çalışmalarında sonuçlar aylar içinde görülür. Bu gerçekleri saklamayan bir teklif, ilerleyen aylarda hayal kırıklığını önler.
Dikkat edilmesi gereken kötü işaretler
İlk görüşmeden sonraki süreçte bazı işaretler, ileride sorun çıkabileceğini gösterir:
- Garanti vaatleri: “Google’da ilk sayfaya çıkarırız”, “ayda şu kadar müşteri getiririz” gibi kesin sonuç vaatleri. Hiçbir ajans arama sıralamasını ya da müşteri sayısını garanti edemez.
- Belirsiz fiyatlandırma: Kapsamı net olmayan, “ihtiyaca göre” diye açık bırakılan fiyatlar.
- Acele ettirme: “Bu fiyat sadece bu hafta geçerli” gibi baskı unsurları.
- Hesap sahipliğinde belirsizlik: Reklam hesabının ya da alan adının ajansın adına açılacağının söylenmesi.
- Uzun ve bağlayıcı sözleşme: İlk iş birliğinde çıkış koşulları belirsiz, uzun süreli taahhüt istenmesi.
- İletişim kopukluğu: İlk görüşmeden sonra günlerce dönüş yapılmaması, sorulara geç ya da eksik cevap verilmesi.
Son madde özellikle önemlidir. Ajansın satış aşamasındaki iletişim hızı, genelde iş birliği sırasındaki iletişim hızının en iyi hâlidir. Bu aşamada bile yavaş olan bir ajans, iş başladıktan sonra daha da yavaşlayabilir.
Sözleşme aşaması
Teklifi kabul ettikten sonra sözleşme aşamasına geçilir. Sözleşmede teklifte konuşulan her şeyin yazılı hâle getirilmesi gerekir: kapsam, fiyat, süre, raporlama, hesap sahipliği ve çıkış koşulları. Sözleşmeyi imzalamadan önce dikkatle okuyun ve anlamadığınız maddeleri sorun.
İşin başlaması: ilk hafta
Sözleşme imzalandıktan sonra iş fiilen başlar. İlk haftada genelde şunlar olur: erişimlerin verilmesi (reklam hesapları, sosyal medya, web sitesi), bir başlangıç toplantısı, iletişim kanallarının ve sorumluların belirlenmesi, ilk iş takviminin paylaşılması.
Bu hafta, iş birliğinin ritmini belirler. Kimin neyi, ne zaman yapacağı netleşmeli. İşletme tarafında da bir sorumlu belirlenmesi, onayların ve bilgi akışının hızlı ilerlemesini sağlar.
İlk ay sonunda neyi değerlendirmelisiniz
İş birliği başladıktan sonraki ilk ayın sonu, ilk görüşmede konuşulanların ne kadar gerçekleştiğini değerlendirmek için iyi bir zamandır. Bu değerlendirme, sonuçlardan çok süreç üzerine olmalıdır; çünkü ilk ayda büyük sonuçlar beklemek çoğu hizmet için gerçekçi değildir.
Kendinize şu soruları sorun: Ajans söylediği tarihlerde teslim yaptı mı? İletişim beklediğiniz hızda ve açıklıkta mı? İlk rapor anlaşılır mıydı, sorularınıza net cevap aldınız mı? Yapılan işler teklifte yazılan kapsamla örtüşüyor mu? Onay süreçleri sizin tarafınızda mı gecikti, yoksa ajans tarafında mı?
Son soru önemlidir, çünkü gecikmelerin bir kısmı genelde işletme tarafından kaynaklanır: içerik geç gönderilir, onaylar bekletilir, erişimler geç verilir. Dürüst bir değerlendirme, iki tarafın da neyi daha iyi yapabileceğini ortaya koyar.
Bu değerlendirmeyi ajansla birlikte kısa bir toplantıda yapmak, ikinci ayın daha verimli geçmesini sağlar. İyi bir ajans bu toplantıyı kendisi önerir; önermezse siz talep edin. İlk ayın sonunda “her şey yolunda” demek yerine, somut olarak neyin iyi gittiğini ve neyin değişmesi gerektiğini konuşmak, uzun soluklu bir iş birliğinin temelini atar.
İstanbul’da yüz yüze mi online mı
İstanbul’un trafiği düşünüldüğünde, ilk görüşme sonrası süreçlerin büyük kısmı online yürütülebilir. Ancak başlangıç toplantısını yüz yüze yapmak, özellikle ajansın işletmenizi yerinde görmesi gerekiyorsa, çok faydalıdır. Aniba Digital olarak Maltepe’deki ofisimizden Anadolu Yakası’ndaki işletmelere kolayca ulaşabiliyoruz; Kadıköy, Ataşehir, Kartal, Pendik ve Üsküdar gibi ilçelerde yerinde görüşme yapabiliyoruz. İstanbul sosyal medya yönetimi sayfamızda ve diğer hizmet sayfalarımızda çalışma biçimimizi daha ayrıntılı anlattık.
İlk görüşmenizi planlayalım
İstanbul’da bir dijital ajansla çalışmayı düşünüyorsanız ve ilk görüşmeden sonra neyle karşılaşacağınızı baştan bilmek istiyorsanız, bizimle bir tanışma toplantısı ayarlayabilirsiniz. Görüşmeden sonra size net bir özet, somut bir teklif ve gerçekçi bir zaman planı sunarız.
Randevu için 0540 022 64 22 numarasını arayabilir ya da WhatsApp üzerinden bize yazabilirsiniz. Adresimiz ve e-posta bilgilerimiz iletişim sayfamızda yer alıyor.