Dijital ajansla ilişkilerin çoğu, sözleşme maddelerinden değil, karşılıklı beklenti farkından bozulur. Siz “sosyal medya yönetimi” dediğinizde her şeyi kastediyorsunuz; ajans ise haftada üç gönderiyi. Siz “aylık rapor” dediğinizde bir yol haritası bekliyorsunuz; ajans bir sayı tablosu gönderiyor. Sözleşme, bu farkları önceden yazıya döken belge. İyi yazılmış bir sözleşme, iki taraf için de koruma sağlar.
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; ama sözleşmede aramanız gereken başlıkları ve iyi bir raporun neyi içermesi gerektiğini anlatıyor. Nihai metni bir hukuk danışmanına okutmak, özellikle uzun ve yüksek bütçeli anlaşmalarda faydalıdır.
Kapsam: ne dahil, ne dahil değil?
Sözleşmenin en önemli maddesi hizmet kapsamı. Hizmetin ne olduğunu somut yazın: kaç gönderi, kaç video, hangi platformlar, kaç reklam kampanyası, kaç sayfa, hangi teslimatlar. “Sosyal medya yönetimi” gibi genel ifadeler yorum farkı yaratır.
Aynı şekilde kapsam dışını da yazın: canlı yayın, etkinlik çekimi, ek platform, influencer iş birliği gibi. Kapsam dışı iş çıktığında nasıl fiyatlandırılacağı ve onay sürecinin nasıl işleyeceği de belirtilsin.
Süre, ücret ve ödeme
Sözleşme süresi, başlangıç tarihi, yenileme koşulları. Ücretin ne kadarının hizmet bedeli, ne kadarının reklam harcaması olduğu ayrı yazılmalı. Reklam bütçesinin kimin kartından, nasıl ödeneceği ve harcamanın şeffaf takibi belirtilmeli. Ödeme takvimi, gecikme koşulları, fatura düzeni.
Fiyat artışı koşulları da önemli: yıllık artış var mı, hangi koşulda? Ek işlerin fiyatlandırması nasıl yapılıyor? Bu ayrıntılar başlangıçta önemsiz görünür, sonra anlaşmazlık konusu olur.
Hesap ve varlık sahipliği
En kritik madde: alan adı, barındırma, reklam hesapları, sosyal medya hesapları, analitik ve arama konsolu hesapları kimin adına? Bunların işletme adına olması ve ajansın yetkili kullanıcı olması gerekir. Sözleşme bitince erişimlerin devri, ajansın yetkilerinin kaldırılması ve varlıkların işletmede kalması yazılı olmalı.
Şifre paylaşımı yerine platformların yetkilendirme sistemleri kullanılmalı. Bu, hem güvenlik hem devir açısından önemli. Bunu sormadan sözleşme imzalamayın.
Telif ve fikri mülkiyet
Ajansın ürettiği tasarım, metin, fotoğraf ve videoların telif hakkı kimde? Genel olarak ödemeden sonra kullanım hakkının işletmeye geçmesi beklenir; ancak ajans kaynak dosyaları ve şablonları kendinde tutabilir. Bu ayrımı yazılı netleştirin. Stok görsel, font ve müzik lisansları kimin adına ve hangi kullanım için alınıyor?
Sözleşme sonrasında içerikleri kullanmaya devam edip edemeyeceğinizi de sorun. Ajans dönemi bittiğinde tüm görselleri kaybetmek büyük sorun olabilir.
Onay süreci ve sorumluluklar
Yayın öncesi onay kimin? Hangi sürede yanıt verilecek? Yanıt gelmezse ne olacak: otomatik onay mı, yayın durur mu? İçerikten kaynaklanan hukuki sorumluluk (yanlış bilgi, telif, mevzuata aykırılık) nasıl paylaşılıyor? Sağlık, hukuk ve finans gibi düzenlemeli alanlarda içerik denetiminin kimde olduğu ayrıca netleşmeli.
Bu, iki taraf için de korumadır: sizin onayınız olmadan yayın yapılmaması ve ajansın hazırladığı içeriğin sizin bilginizle yayınlanması.
Gizlilik ve veri
Ajans, işletmenin müşteri bilgilerine, iç verilerine ve hesap erişimlerine ulaşır. Gizlilik yükümlülüğü, kişisel verilerin işlenmesi (KVKK kapsamında), verinin saklanması ve sözleşme sonunda silinmesi ya da iadesi yazılı olmalı. Müşteri listenizi reklam platformlarına yüklemek gibi işlemlerde yasal dayanağı ve izinleri kimin sağladığını netleştirin.
Fesih ve geçiş
Sözleşmeyi hangi koşullarda ve ne kadar önceden bildirimle sonlandırabilirsiniz? Minimum süre var mı? Erken fesih bedeli var mı? Fesih sonrası geçiş sürecinde ajans ne kadar destek verecek: erişim devri, dosya teslimi, bilgi aktarımı? Bu maddeler, ayrılığı sorunsuz kılar.
Ayrıca hizmetin sonuçtan memnun kalmama durumunda ne olacağı konusunu da düşünün: bir deneme dönemi ya da ilk birkaç ay sonrası değerlendirme ve çıkış hakkı gibi.
Raporlama: sözleşmeye yazın
Raporlama sıklığı (aylık, iki haftalık), biçimi (yazılı rapor, toplantı, canlı panel), içeriği ve teslim süresi sözleşmede olmalı. “Rapor sunulur” yetmez; neyi içereceğini yazın. Ayrıca hesaplara canlı görüntüleme erişimi isteyin; raporun doğrulanabilir olması güven verir.
İyi bir raporda neler olmalı?
Yapılanlar. Bu dönemde neler yapıldı: yayınlanan içerikler, kurulan kampanyalar, yapılan iyileştirmeler.
Sonuçlar. İşletme hedefleriyle ilişkili rakamlar: gelen talep, arama, form, randevu, satış. Sadece beğeni ya da erişim gibi vitrin metrikleri yeterli değil.
Maliyet. Reklam harcaması, elde edilen sonuçla birlikte: bir talebin ya da müşterinin maliyeti.
Öğrenilenler. Neyin işe yaradığı, neyin yaramadığı, neden.
Sonraki adımlar. Bir sonraki dönem için önerilen aksiyonlar ve gerekçeleri.
Dürüstlük. Kötü sonuçlar da yazılır. Sadece iyi haberleri gösteren rapor, güvenilir değildir.
Yanıltıcı rapor işaretleri
Sadece büyük ve güzel görünen metrikler (gösterim, erişim) sunan, işletme hedefleriyle bağ kurmayan raporlar. Kaynağı belirtilmeyen ya da doğrulanamayan rakamlar. Sonuç kötüyken açıklama yapmayan raporlar. Rapor yerine sadece ekran görüntüsü gönderen ajans. Her ay farklı metrik gösterip kıyaslamayı imkânsız kılan raporlar.
Raporu gördüğünüzde kendinize sorun: bu rapordan sonra ne karar verebilirim? Cevap “hiçbir şey” ise rapor eksik.
Toplantı düzeni
Aylık ya da iki haftalık kısa bir toplantı, raporu tartışmak için idealdir. Sadece rapor okumak yerine karar almak için kullanın: neyi sürdürelim, neyi değiştirelim, ne test edelim? Toplantı notlarını yazılı tutun. Bu, kararların izlenmesini sağlar.
İmza öncesi son kontrol
Sözleşmeyi imzalamadan önce bir gün bekleyin ve şu soruları yanıtlayın: Kapsam benim anladığımla aynı mı? Hesap sahipliği ve devir açık mı? Fesih koşulları makul mü? Raporlama biçimi ve sıklığı yazılı mı? Ek işlerin fiyatlandırması belli mi? Bu beş soruya net evet diyemiyorsanız, ilgili maddeyi netleştirmeden imzalamayın. İyi bir ajans, netleştirme taleplerine olumlu yaklaşır; buna direnç göstermek başlı başına bir işarettir.
Sözleşme dili sade olsun
Anlamadığınız bir madde varsa imzalamayın; ajanstan sade Türkçe ile açıklamasını isteyin. Karmaşık hukuki dille yazılmış ve kimsenin okumadığı uzun sözleşmeler, sorun çıktığında kimseyi korumaz. Kısa, anlaşılır ve iki tarafın da gerçekten okuduğu bir sözleşme, uzun ve karmaşık olandan daha değerlidir.
Sık sorulan sorular
Sözleşmesiz çalışılır mı? Küçük ve kısa işlerde mümkün, ama en azından yazılı bir teklif ve kapsam belgesi olsun. Uzun süreli işlerde sözleşme şart.
Standart sözleşmeyi değiştirtebilir miyim? Evet; makul talepleri (hesap sahipliği, fesih, raporlama) yazdırmak hakkınız.
Rapor sıklığı kaç olmalı? Çoğu iş için aylık yeterli; reklam yönetiminde daha sık kısa güncellemeler faydalı.
Ajans seçimi için dijital ajans nasıl seçilir yazımıza da bakabilirsiniz. Kendi çalışma şeklimizi ve sözleşme mantığımızı görüşmek isterseniz iletişim sayfamızdan yazın ya da 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan ulaşın. Şeffaflık bizim için başlangıç noktası; sorularınızı açıkça cevaplarız.