Ajans değiştirme kararı verdikten sonra en çok endişe yaratan konu genelde devirdir. “Sitem kapanır mı?”, “reklam hesabım silinir mi?”, “Instagram şifresi kimde?” gibi sorular kararı haftalarca erteletebilir. Oysa devir, doğru sırayla yapıldığında birkaç günde, müşteri tarafında hiçbir kesinti olmadan tamamlanabilir.
Bu yazıda Maltepe’deki bir işletmenin ajans değiştirirken izlemesi gereken devir sürecini anlatıyoruz: önce neyin kimde olduğunu tespit etmek, sonra her varlığı güvenli şekilde taşımak, en son da eski ajansla ilişkiyi düzgün kapatmak. Anlatımı pratik tutmak için Küçükyalı’da bir mobilya mağazası örneğini kullanacağız: web sitesi, Google reklamları, Instagram ve Facebook sayfası, bir de Google İşletme Profili var.
Önce envanter: neyiniz var, kimin adına
Devre başlamadan önce elinizdeki tüm dijital varlıkların listesini çıkarın. Her biri için üç soruyu cevaplayın: bu varlık kimin adına kayıtlı, kimin erişimi var, ben giriş yapabiliyor muyum?
| Varlık | Nerede kayıtlı | Kontrol edilecek |
|---|---|---|
| Alan adı | Alan adı sağlayıcısı | Kayıt sahibi siz misiniz, yenileme tarihi |
| Hosting | Barındırma firması | Hesap kimin, yedek alınabiliyor mu |
| Web sitesi yönetimi | Site paneli | Yönetici hesabınız var mı |
| Google Ads | Google hesabı | Hesap sahibi ve ödeme yöntemi |
| Meta Business | Meta İşletme Yöneticisi | Sayfa ve reklam hesabı sahibi |
| Meta ya da doğrudan | Giriş bilgileri, iki adımlı doğrulama | |
| Google İşletme Profili | Google hesabı | Asıl sahip kim |
| Analytics ve Search Console | Google hesabı | Yönetici erişiminiz var mı |
| Tasarım dosyaları | Ajansın arşivi | Logo kaynak dosyaları, görseller |
Küçükyalı’daki mobilya mağazası örneğinde sık karşılaştığımız tablo şu: alan adı ajansın hesabında, reklam hesabı ajansın yönetici hesabının altında açılmış, Instagram şifresini sadece ajans biliyor, İşletme Profili’nin sahibi eski bir çalışanın kişisel e-postası. Bu tablo korkutucu görünür ama çözülemez değildir.
Devrin doğru sırası
1. Önce yeni ajansla anlaşın, sonra eskiyi bilgilendirin
Yeni ajansla çalışma başlamadan eski ajansı kesmek, birkaç haftalık boşluk yaratır. Bu boşlukta reklamlar durabilir, site güncellenemez, sorunlara kimse bakmaz. İdeal olan, yeni ajansla anlaşıp devir planını birlikte hazırlamak, ardından eski ajansa bildirimde bulunmaktır. Sözleşmenizdeki fesih ve bildirim süresine de bu aşamada bakın.
2. Sahipliği size geçirin
Her varlığın asıl sahibi siz olmalısınız. Ajanslar ve çalışanlar yönetici ya da kullanıcı olarak eklenmeli, ama sahiplik işletmenin kendi hesabında durmalı.
Alan adı: Alan adı ajansın hesabındaysa, sizin adınıza açılacak bir hesaba transfer edilmesini isteyin. Transfer kodu (genelde “EPP” ya da “auth code” olarak geçer) eski ajanstan alınır.
Google İşletme Profili: Sahiplik devri Google’ın arayüzünden yapılır. Asıl sahip sizi sahip olarak ekler, sonra kendini çıkarabilir. Asıl sahibe ulaşılamıyorsa Google’ın sahiplik talep süreci işletilir, bu biraz daha uzun sürer.
Meta: Sayfa ve reklam hesabı kendi İşletme Yöneticinize taşınır ya da eski ajansın erişimi kaldırılıp sizinki tam yetkiye çıkarılır.
Google Ads: Reklam hesabı ajansın yönetici hesabından ayrılabilir. Önemli nokta, hesabın kendisinin silinmemesi. Hesabın geçmiş verisi, hangi kelimelerin işe yaradığı, dönüşüm takibi değerli bilgidir ve taşınabilir.
3. Web sitesi ve hosting
Site taşınacaksa, önce tam yedek alınır, yeni sunucuya kurulur, test edilir, ancak ondan sonra alan adı yeni sunucuya yönlendirilir. Bu sırayla yapıldığında site bir dakika bile kapalı kalmaz. Site olduğu yerde kalacaksa, yönetici hesabınızın olduğundan ve eski ajansın erişiminin kaldırıldığından emin olun.
Sitenin hangi altyapıyla kurulduğunu da öğrenin. Bazı ajanslar kendi kapalı sistemlerini kullanır ve site dışarı taşınamaz; bu durumda yeni bir site kurmak gerekebilir. Bu bilgiyi devir başlamadan öğrenmek sürprizi önler. Yeni kurulum gerekirse seçenekler Maltepe web tasarım sayfasında.
4. Dosyalar ve içerik arşivi
Logo kaynak dosyaları, kurumsal kimlik rehberi, çekimlerin ham ve işlenmiş halleri, reklam görselleri, metinler. Sözleşmenizde bu dosyaların size ait olduğu yazıyorsa isteyin. Yazmıyorsa bile, en azından logonuzun vektörel dosyasını ve yayınlanmış görsellerin yüksek çözünürlüklü hallerini talep etmek makul bir istektir.
5. Erişimleri kapatın
Devir tamamlandıktan sonra eski ajansın tüm erişimlerini kaldırın ve paylaşılmış şifreleri değiştirin. Bu, ilişkinin kötü bittiği anlamına gelmez; sadece güvenlik hijyenidir.
Devir sırasında dikkat edilecek tuzaklar
Reklam hesabını silmek. Yeni ajans “sıfırdan açalım” derse sorun. Eski hesabın geçmişi değerlidir, silinmez, taşınır.
İki adımlı doğrulamanın ajans telefonunda olması. Instagram ya da Google hesaplarında doğrulama kodu ajansın bir çalışanının telefonuna gidiyorsa, bunu devir sırasında sizin numaranıza çevirin.
Takip kodlarının kaybolması. Site taşınırken Analytics ve reklam takip kodları unutulursa, yeni dönemin verisi eski dönemle karşılaştırılamaz.
Aynı anda her şeyi değiştirmek. Devir sırasında siteyi yenilemek, reklam stratejisini değiştirmek ve yeni sosyal medya dili denemek aynı haftaya sıkıştırılırsa, bir sorun çıktığında nedenini bulmak imkânsızlaşır. Önce devir, sonra değişiklik.
Devirden sonraki ilk iki hafta
Devir tamamlandı diye iş bitmiş sayılmaz. İlk iki hafta, her şeyin gerçekten çalıştığını doğrulama dönemidir.
Web sitesindeki iletişim formunu kendiniz doldurun ve mesajın doğru adrese düştüğünü görün. WhatsApp butonuna telefondan tıklayın. Google Ads panelinde dönüşümlerin kaydedilmeye devam ettiğini kontrol edin; devirden önceki haftayla sonraki haftanın sayıları kabaca uyumlu olmalı. İşletme Profili’nde telefon, adres ve çalışma saatlerinin değişmediğinden emin olun. Instagram’da planlanmış gönderilerin yeni ajansın takviminde olduğunu görün.
Bu kontrolleri yeni ajansınız da yapmalı ve size kısa bir devir raporu sunmalı: hangi varlık devralındı, hangisinin sahipliği size geçti, hangi işlem bekliyor. Küçükyalı’daki mobilya mağazası örneğinde, İşletme Profili sahiplik talebi gibi Google’ın onayına bağlı adımlar birkaç gün sürebilir; bu bekleyen işler rapora açıkça yazılmalı ve takip edilmeli.
Eski ajansla ilişkiyi düzgün kapatmak
Maltepe gibi bir ilçede herkes birbirini bir şekilde tanır. Eski ajansla ilişkiyi nazik ve yazılı bir şekilde kapatmak hem sizin itibarınız hem de ileride doğabilecek anlaşmazlıklar için önemlidir. Devir talebinizi yazılı iletin, istediğiniz her varlığı liste halinde yazın, makul bir süre tanıyın. Çoğu ajans bu süreci sorunsuz yürütür.
Devrinizi birlikte planlayalım
Aniba Digital olarak yeni müşterilerimizle çalışmaya başlarken devri biz koordine ediyoruz: envanteri birlikte çıkarıyor, sahipliği sizin adınıza düzenliyor, geçmiş verinin korunmasını sağlıyoruz. Bizimle kurulan her hesap zaten baştan sizin adınıza açılıyor. Reklam tarafında devralınan hesaplarla nasıl çalıştığımızı Maltepe Google reklamları sayfasında görebilirsiniz.
Mevcut durumunuzu birlikte gözden geçirmek için 0540 022 64 22 numarasını arayın, elinizdeki hesapların kısa listesini WhatsApp ile gönderin ya da iletişim sayfasından bize ulaşın.