Ajansa Meta reklam hesabınızı yönettirmenin güvenli yolu, şifre paylaşmak yerine Business Manager’da ajansı iş ortağı olarak eklemektir. Siz ajansın Business Manager kimliğini girersiniz, hangi varlığa hangi yetkiyi vereceğinizi seçersiniz, ajans da kendi hesabıyla giriş yapar. İlişki bittiğinde tek tıkla erişimi kapatırsınız ve ajans hiçbir şey almadan ayrılır.
Aşağıda adımları, yetki seviyelerini ve erişim güvenliği için akılda tutulacak alışkanlıkları anlatıyoruz.
Neden şifre paylaşmak yanlış bir yöntem
Şifre paylaşımı üç ayrı sorun yaratır. Birincisi güvenlik: şifreyi bilen herkes hesaba girebilir ve kimin ne yaptığını göremezsiniz. İkincisi Meta kuralları: farklı konumlardan, farklı cihazlardan aynı profile giriş şüpheli etkinlik olarak algılanır ve hesap geçici olarak kilitlenebilir. Üçüncüsü süreklilik: şifreyi değiştirdiğinizde ajans içeri giremez, ajans değiştirdiğinde ise siz giremezsiniz.
Kişisel Facebook profilinizin şifresini vermek bunların hepsinden kötüdür; profil aynı zamanda özel hayatınızı da içerir.
Doğru yöntem: Business Manager ortaklığı
- business.facebook.com/settings adresinde işletme ayarlarını açın. Business Manager’ınız yoksa önce oluşturun.
- Sol menüden “Ortaklar”ı seçin ve “Ekle”ye basın.
- “Başka bir işletmeyle varlık paylaş” seçeneğini tercih edin ve ajansın Business Manager kimliğini girin. Ajans size bu kimliği verir.
- Paylaşacağınız varlıkları seçin: reklam hesabı, Facebook sayfası, Instagram hesabı, piksel.
- Her varlık için yetki seviyesini belirleyin.
- Onaylayın. Ajans kendi tarafında erişimi hangi çalışanlarına vereceğini belirler.
Bu şekilde ajansın çalışanları değişse bile sizin tarafınızdaki yapı sabit kalır.
Hangi yetki seviyesi verilmeli
Reklam hesabı için çoğu iş “Reklamları yönet” yetkisiyle yapılır. Ajans kampanya kurar, bütçe belirler, rapor alır. “Kampanya performansını gör” yetkisi ise yalnızca izleme içindir. Tam yönetici yetkisi ödeme yöntemini değiştirmeyi, kullanıcı eklemeyi ve hesabı silmeyi de içerir. Bunu ajansa vermeyin.
Sayfa için “İçerik oluştur” ve “Reklamlar” yetkisi yeter. Pikselde “Piksel verilerini gör ve düzenle” gerekebilir. Her varlıkta en az yetkiyle başlayın, ihtiyaç doğarsa artırın.
Kural basit: ödeme, kullanıcı yönetimi ve silme yetkileri sizde kalır.
Sistem kullanıcısı (System User) ne zaman tercih edilmeli
Ajans kampanyayı elle yönetiyorsa kişi yetkisi yeter. Raporlama aracı, CRM ya da Conversions API gibi otomatik bağlantılar kuruluyorsa sistem kullanıcısı gerekir. Sistem kullanıcısı bir insana bağlı olmadığı için çalışan değişse bile bağlantı kopmaz. Ayrıntıyı sistem kullanıcısı neden gerekli yazısında anlattık.
Ajans ilişkisi bittiğinde yapılması gerekenler
Ayrılık günü şu sırayı izleyin. Önce raporları, kreatif dosyalarını ve kampanya geçmişini ajanstan teslim alın. Sonra işletme ayarlarındaki “Ortaklar” bölümünden ajansı kaldırın. Ardından ajansın kurduğu entegrasyonları ve sistem kullanıcılarını kontrol edin. Son olarak şifre ve iki adımlı doğrulama bilgilerini gözden geçirin.
Hesap sizin işletme yöneticinizdeyse bu süreç yarım saat sürer. Ajansın yöneticisindeyse haftalar sürebilir ve veri kaybı olabilir.
Sık yapılan bir hata: reklam hesabını ajansın Business Manager’ında oluşturmak
Bazı ajanslar hızlı olsun diye reklam hesabını kendi yöneticisinde açar ve size sadece rapor erişimi verir. Hesap ajansındır, siz misafirsiniz. İlişki bitince kampanya geçmişi, öğrenme verisi ve piksel gider. Sahipliğin neden önemli olduğunu hesap sahipliği yazısında ayrıca ele aldık.
Birden fazla ajansla aynı anda çalışıldığında dikkat edilecekler
Reklamı bir ajans, sosyal medyayı başka bir ajans yönetiyorsa yetkileri ayrı verin. Reklam ajansı reklam hesabına, içerik ajansı sayfaya ve Instagram’a erişsin. İki taraf aynı kampanyada değişiklik yaparsa öğrenme dönemi bozulur. Kimin neyi yönettiğini yazılı olarak belirleyin.
Erişim taleplerini periyodik olarak gözden geçirmek
Yılda iki kez işletme ayarlarında “Kişiler” ve “Ortaklar” bölümüne bakın. Artık çalışmadığınız kişi ya da ajans hâlâ listede mi? Kullanılmayan erişimi kapatın. Bu, en çok ihmal edilen ve en ucuz güvenlik adımıdır.
İki adımlı doğrulamanın erişim güvenliğindeki rolü
Hesabınıza girebilen herkesin kişisel hesabında iki adımlı doğrulama açık olmalı. Meta, Business Manager düzeyinde bunu zorunlu kılabilir. Ayarlar, Güvenlik Merkezi bölümünden “Herkes için iki adımlı doğrulama gerektir” seçeneği vardır. Bir çalışanın hesabı ele geçirilirse sizin varlıklarınıza da ulaşılabilir; bu önlem riski azaltır.
Sözleşmeye erişim maddesi eklemek
Sözlü anlaşmalar unutulur, yazılı madde kalır.
Sözleşmede erişimle ilgili üç madde bulunsun: hesap ve varlıkların sahibi müşteridir; ayrılışta ajans erişimi belirli bir süre içinde (örneğin beş iş günü) kaldırır; kampanya geçmişi ve kreatif dosyalar müşteriye teslim edilir.
Deneme sürecinde kademeli yetki artırımı
Yeni bir ajansla çalışmaya başlarken ilk ay sınırlı yetkiyle başlayın: reklamları yönetebilsin ama pikseli düzenleyemesin. Güven oluştukça yetkiyi genişletin. Bu yaklaşım ajansı küçümsemek değil, iyi bir güvenlik düzenidir.
Erişim değişikliklerini bildirim altına almak
İşletme ayarlarından kullanıcı ve ortak değişiklikleri için bildirimleri açın. Biri yeni bir ortak ya da kullanıcı eklediğinde e-posta alırsınız. Beklemediğiniz bir ekleme görürseniz hemen kontrol edin.
Ajans değişikliğini önceden planlamak
Ajans değiştirirken bir geçiş dönemi bırakın. Yeni ajans önce erişim alır, eski ajans işi devreder, sonra eski ajansın erişimi kapanır. Arada boşluk bırakmamak kampanyaların durmasını önler.
Freelancer ile ajans arasındaki erişim farkı
Ajans bir işletme yöneticisiyle çalışır; ortak olarak eklenir. Freelancer ise çoğu zaman kişisel profiliyle çalışır; bu durumda onu kişi olarak eklersiniz. Kişi eklemek ortaklıktan farklı olarak onun profilinin güvenliğine bağlıdır. Freelancerın iki adımlı doğrulamasının açık olduğunu sorun.
Erişim verirken piksel ve kitle varlıklarını ayrıca kontrol etmek
Reklam hesabına erişim vermek, pikselin ve özel kitlelerin de ajansa açıldığı anlamına gelmez. Piksel ayrı bir varlık olarak paylaşılır. Piksel sizin yöneticinizde duruyorsa ajansa “veri kaynağı” olarak yetki verin. Piksel kurulumunu doğrulamak için piksel kontrol yazısına bakın.
Erişim sorunlarını önceden test etmek
Test için ajanstan bir deneme kampanyası taslağı açmasını, yayına almadan kaydetmesini isteyin. Taslak açabiliyorsa temel yetki yerindedir.
Erişim verdikten sonra ajansın gerçekten girip gerekli işleri yapabildiğini ilk hafta doğrulayın. Bir kampanya açabiliyor mu, piksel verisini görebiliyor mu, sayfaya gönderi atabiliyor mu? Eksik yetki ilk haftada fark edilirse sorun kolay çözülür.
Erişimi verirken sorulan sık sorular
Ajansın Business Manager kimliğini nereden alırım? Ajans size 15-16 haneli bir sayı verir; bu kimlik onun işletme ayarlarında “İşletme bilgileri” altında görünür. Kimlik yerine e-posta ile davet etmek de mümkündür ama ortaklık kimlikle daha düzenli kurulur.
Ajans erişimi kabul etti ama göremiyorsa ne yapılır? Genellikle ajans tarafında erişim kendi çalışanlarına atanmamıştır. Ajanstan, ilgili çalışana varlık atamasını yapmasını isteyin. Sizin tarafınızdaki paylaşım tamamsa sorun orada çözülür.
Ödemeyi kim yapar? Reklam hesabına sizin ödeme yönteminiz bağlı kalır. Ajans bu ödeme yöntemini değiştiremez, siz de yetkiyi vermediğiniz sürece yeni ödeme yöntemi ekleyemez. Reklam bütçesi hizmet bedelinin dışındadır ve doğrudan Meta’ya ödenir.
Ajansın erişimi hangi gün bitiyor? Bunu sözleşmeye yazın. “Ayrılıştan itibaren beş iş günü içinde erişim kaldırılır” gibi net bir ifade yeterli.
Erişimle ilgili hukuki ve gizlilik notu
Reklam hesabında müşteri listeleri ve form verileri bulunabilir. Bu veriler kişisel veridir ve KVKK kapsamına girer. Ajansa erişim verirken bu verilerin kullanım amacını sözleşmede belirtin ve işiniz bitince erişimin kaldırılacağını yazın. Gizlilik politikanızda reklam teknolojilerinin kullanıldığını belirtmeyi unutmayın.
Erişim güvenliğinin üç kuralı
Yukarıdakilerin hepsini aklınızda tutmak zor olabilir; üç kural yeter.
Şifre paylaşmayın. En az yetkiyi verin. Ödeme ve kullanıcı yönetimini kendinizde tutun.
Erişim düzenini birlikte kurmak, mevcut durumu denetlemek ya da ajans geçişini sorunsuz yapmak isterseniz Meta reklamları hizmetimizi inceleyin. Yönetim bedelleri fiyatlar sayfasında. Yazmak için iletişim sayfasını kullanabilir ya da 0540 022 64 22 numarasını arayabilirsiniz.