Sözleşmeler sıkıcıdır ve çoğu kişi “ajans zaten hazırlamış, imzalayalım” diyerek geçer. Sorun çıktığında ise elinizdeki tek kâğıt o sözleşmedir. Bu yazı bir hukuk görüşü değil; ajansla yapılan bir dijital hizmet sözleşmesinde neye dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyor. Bağlayıcı ve büyük tutarlı sözleşmelerde bir avukattan destek almak akıllıcadır.
Kapsam: ne dahil, ne dahil değil?
Sözleşmenin en önemli maddesi hizmet kapsamıdır. “Sosyal medya yönetimi” gibi genel bir ifade yeterli değildir. Kaç platform, ayda kaç içerik, hangi formatlar (görsel, video, hikâye), reklam yönetimi dahil mi, çekim dahil mi, topluluk yönetimi ve yorumlara yanıt dahil mi? Web projelerinde kaç sayfa, kaç revizyon turu, hangi işlevler, yazılım altyapısı ve barındırma kimde? SEO’da kaç sayfa optimize edilecek, kaç içerik üretilecek? Kapsam ne kadar somut yazılırsa ileride “bu dahil değildi” tartışması o kadar azalır. “Dahil olmayanlar” listesi de yazılı olsun.
Süre ve yenileme
Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri, otomatik yenileme koşulları açık olmalı. Otomatik yenilenen bir sözleşme, iptal bildirimini belirli bir süre önce yapmadığınızda sizi bir dönem daha bağlayabilir. Bu bildirim süresini takvime not edin. Yıllık bağlayıcı bir sözleşme yerine, aylık iptal edilebilir ya da üç aylık denemeli bir yapı, ilişkinin başında daha güvenlidir. Ajansın kendi sözleşmesini savunmak için “ekibi bu süreye göre planlıyoruz” demesi makuldür; ama hizmet kalitesi düştüğünde çıkış hakkınız da olmalı.
Ücret ve ödeme koşulları
Hizmet bedeli, ödeme tarihleri, KDV, gecikme koşulları, zam maddesi. Reklam bütçesinin ayrı olduğunu ve doğrudan platforma gittiğini açıkça yazın. Ajans bedeli reklam harcamasının yüzdesiyse bu yüzdenin nasıl hesaplanacağını ve tavan-taban değerlerini netleştirin. Ek işler için ücretlendirme mantığı da belirlenmeli: kapsam dışı bir talep geldiğinde nasıl fiyatlanacak? Ücret modelleri için ücretlendirme yazımıza bakabilirsiniz.
Hesap ve varlık sahipliği
Bu madde çok kritiktir. Alan adı, web sitesi, reklam hesapları, analitik mülkleri, sosyal medya hesapları, üretilen içerik ve tasarım dosyaları kimin adına, kimin sahipliğinde olacak? Doğru ilke: alan adı, hesaplar ve veri işletmenin adına olmalı; ajans yetkilendirilmiş kullanıcı olmalı. Ajansın kendi hesabında açtığı reklam ya da analitik hesapları, ayrılırken sizin geçmiş verinizi kaybetmenize yol açabilir. Sözleşmede “sözleşme sona erdiğinde tüm hesap erişimleri ve dosyalar X gün içinde teslim edilir” gibi bir madde bulunsun. Ayrıntı için erişim ve hesap sahipliği yazımıza bakın.
Fikri haklar
Ajansın ürettiği tasarım, metin, fotoğraf ve video üzerindeki haklar kime ait? Tam devir mi, sınırlı kullanım lisansı mı? Logo ve kimlik çalışmalarında kaynak dosyalar (vektör, açık dosya) teslim ediliyor mu? Bazı ajanslar ödeme tamamlanana kadar hakları elinde tutar, bu makuldür; ama ödeme sonrası hakların size geçeceği açıkça yazılmalı. Stok görsel ya da lisanslı yazı tipi kullanılıyorsa lisans koşulları da belirtilmeli. Yapay zekâ araçlarıyla üretilen içerik kullanılacaksa bunun bilgilendirilmesi ve hak yapısı da şeffaf olmalı.
Gizlilik ve veri koruma
İşletmenize ait bilgiler (müşteri listesi, fiyatlandırma, kampanya planları) gizli kalmalı. Sözleşmede gizlilik maddesi bulunsun. Müşteri verisi (kişisel veri) ajansla paylaşılıyorsa veri işleme koşulları belirlenmeli: hangi veri, hangi amaçla, ne kadar süre, sonunda ne olacak? KVKK açısından ajans veri işleyen konumunda olabilir; bunun hukuki çerçevesi için uzman görüşü alın. Genel çerçeveyi analitik veri gizliliği yazımızda anlattık.
Performans ve raporlama yükümlülükleri
Ajansın hangi sıklıkta ve hangi içerikte rapor vereceği, toplantı sıklığı, yanıt süresi (ör. talepler kaç iş günü içinde yanıtlanır) yazılı olmalı. Sonuç garantisi vermek bir ajans için makul değildir; ama işin nasıl yapılacağı ve ne ölçüleceği konusunda taahhüt istenebilir. “X sıralama garantisi” ya da “kesin satış” gibi ifadeler görürseniz dikkat; bu tür vaatler dürüst olmayan bir pratik işaretidir. Rapor beklentisi için ajans raporu yazımıza bakın.
Fesih ve çıkış koşulları
Sözleşme nasıl sona erer? Bildirim süresi nedir? Haklı fesih halleri neler (hizmetin yerine getirilmemesi, ödemenin yapılmaması)? Erken fesihte cezai şart var mı, varsa makul mü? Fesih sonrası devir yükümlülükleri (hesap, dosya, bilgi transferi) ne kadar süre içinde yerine getirilecek? Ajansın “ayrılırsan verileri vermem” tavrı kabul edilemez; bu tür bir madde varsa çıkarttırın. İlişkiyi bitirirken izlenecek adımlar için ajans değiştirme yazımıza bakın.
Sorumluluk sınırı ve alt yükleniciler
Ajans işin bir kısmını dışarıya (serbest çalışan, başka firma) yaptırabilir. Bu durumda sorumluluğun kimde olduğu ve gizlilik yükümlülüğünün alt yükleniciye de yayılıp yayılmadığı belirtilmeli. Ayrıca ajansın sorumluluk sınırı (örneğin ödenen bedelle sınırlı) makul mü diye bakın. Reklam platformunun hesabı kapatması gibi ajansın kontrolü dışındaki durumlarda sorumluluğun nasıl paylaşıldığı da netleşmeli.
Sözleşmede pazarlık edilebilecek noktalar
Ajans sözleşmeleri çoğu zaman şablondur, ama şablon değişmez değildir. Makul talepler genellikle kabul görür: deneme süresi ekletmek, otomatik yenilemeyi kaldırmak ya da bildirim süresini kısaltmak, hesap devri maddesini netleştirmek, raporlama sıklığını yazdırmak. Bu taleplerin ajans tarafından nasıl karşılandığı da bir bilgidir. Makul bir isteğe sert direnç gösteren ajans, ilişki bozulduğunda da katı davranabilir. Değişiklikleri sözlü değil, sözleşme metnine yazılı olarak işletin; sözlü vaatler ilerideki anlaşmazlıkta ispatlanamaz.
Küçük işlerde sözleşme yerine ne olur?
Bazı küçük projelerde tam bir sözleşme yerine teklif ve kabul e-postası kullanılır. Bu da bağlayıcı olabilir, ama kapsam, ücret, süre ve teslim koşulları yine yazılı olmalıdır. En azından şunların e-postada yer almasına dikkat edin: yapılacak işlerin listesi, toplam bedel ve ödeme takvimi, teslim tarihi, revizyon hakkı, hesap ve dosya sahipliği. Yazışmaları saklayın. Kısa da olsa yazılı olan, hiç yazılı olmayandan çok daha güvenlidir.
İmzalamadan önce kontrol listesi
- Kapsam ve kapsam dışı yazılı mı?
- Süre, yenileme, iptal bildirimi net mi?
- Ücret, ek iş ücreti, zam koşulu belli mi?
- Reklam bütçesi ve ajans bedeli ayrı mı?
- Hesaplar ve dosyalar sizde mi?
- Fikri haklar ödeme sonrası size geçiyor mu?
- Gizlilik ve veri koruma maddesi var mı?
- Raporlama sıklığı ve içeriği yazılı mı?
- Fesih ve devir koşulları makul mü?
Bu listeyi gözden geçirmek, çoğu sorunu baştan önler. Sözleşme öncesi görüşmek isterseniz iletişim sayfamızdan yazın ya da 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan ulaşın; hukuki konularda avukatınıza danışmanızı da öneririz.