Ajansı değiştirmeden önce beş şeyi kontrol edin: sorunun gerçekten ajanstan mı geldiği, sözleşmedeki fesih ve devir maddeleri, alan adı ile reklam hesaplarının kimin adına kayıtlı olduğu, verilerin ve dosyaların yedeği, devam eden işlerin geçiş planı. Bu beşi hazır olmadan ayrılmak, mevcut sorunu çözmek yerine yenilerini yaratır.
Ayrılma düşüncesi genellikle bir birikimin sonucudur. Raporlar tatmin etmez, toplantılar boş geçer, telefonlara geç dönülür. Yine de bu hissin kaynağı her zaman ajans olmayabilir.
Sorun gerçekten ajansta mı?
Sonuçlar düşükse nedenler çeşitlidir: ajansın performansı, sitenin dönüşüm gücü, teklifinizin cazibesi, telefonlara dönüş hızınız, beklentinin gerçekçi olmaması, hatalı ölçüm. Ajansı değiştirip aynı sorunla karşılaşıyorsanız sorun başka yerdeydi.
Kendinize üç soru sorun. Ajansa net bir hedef verdim mi? Onay ve geri bildirimleri zamanında verdim mi? Ajansın istediği içerik ve bilgi taleplerine hızlı döndüm mü? Üçüne de evet diyorsanız eleştirinizde haklısınız demektir. Birine hayırsa, önce o kısmı düzeltin.
Yazılı bir görüşme yapın
Sorunları liste hâline getirip ajansla oturun: “Beklediğimiz şu, gördüğümüz bu. Ne değişebilir?” İyi bir ajans geri bildirimi ciddiye alır, bir düzeltme planı getirir. Çoğu ilişki bu konuşmadan sonra düzelir.
Düzeltmeye iki ya da üç aylık net bir süre tanıyın. Ajansın tepkisi de bilgi verir: savunmaya mı geçti, çözüme mi odaklandı? Görüşmeden sonra hâlâ tatmin olmadıysanız ayrılık kararı sağlam bir zemine oturur.
Sözleşmeyi yeniden okuyun
Fesih, bildirim süresi, cayma, devir ve gizlilik maddelerine bakın. Otomatik yenileme varsa bildirim süresini kaçırmayın. Erken fesih hâlinde cezai şart var mı? Bu maddeler ayrılık takviminizi belirler. Maddelerin nasıl okunacağı için dijital ajans sözleşmesinde bakılacak maddeler yazısına bakabilirsiniz. Hukuki bir belirsizlik varsa bir avukata danışın.
En kritik kontrol: hesap ve erişim sahipliği
Ayrılıktaki en büyük risk burada. Şu soruların her birine net cevap verin.
Alan adı kimin adına kayıtlı? Site yönetim paneline yönetici erişiminiz var mı? Reklam hesapları sizin adınıza mı açılmış, yoksa ajansın yönetici hesabının altında mı? Analitik mülkünün sahibi kim? Sosyal medya hesaplarının yöneticisi kim? Harita profilinde sahiplik kimde?
Hesap ajansın adınaysa devir talep etmeniz gerekir ve süreç günler alabilir. Sahiplik ilkelerini dijital ajansa verilecek erişimler ve hesap sahipliği yazısında anlattık.
Verileri ve dosyaları yedekleyin
Ayrılık görüşmesine geçmeden önce elinizde şunlar olsun: analitik veri dışa aktarımı, reklam hesabının performans geçmişi, rapor arşivi, site yedeği, logo ve tasarım kaynak dosyaları, içerik takvimi ve paylaşılmış içerikler, anahtar kelime listeleri. Ayrıldıktan sonra erişim zorlaşabilir; bunları ilişki bitmeden alın.
Devam eden işleri belirleyin
Çalışan kampanyalar, planlanmış paylaşımlar, yarım kalmış site geliştirmeleri, süren SEO iyileştirmeleri var mı? Hangisi nerede kalacak?
Geçiş dönemine yayılan bir plan yapın. Yeni ajans işi devralana kadar mevcut ajans hangi işleri sürdürecek? Reklamı aniden kesmek talep akışını durdurur. SEO çalışmasını yarıda bırakmak kazanılan görünürlüğü riske atar. Sözleşmede kısa bir devir süreci ve bilgi aktarımı hakkı olduğundan emin olun.
Geçişte kaybolanlar
En sık kaybedilenler şunlar: reklam hesabındaki özel kitleler ve piksel verisi, analitik geçmişi, SEO için alınmış yönlendirme ve içerik kararlarının kayıtları, sosyal medya içerik arşivi. Bunlar yeni ajansın ilk aylarını hızlandıracak birikimdir. Hangisinin nasıl aktarılacağını (dışa aktarım, hesap devri, belge) yazılı bir listeye çevirin ve her satıra sorumlu atayın.
Reklamda geçiş dönemi hassastır. Kampanyaları kapatıp sıfırdan yenilerini açmak öğrenme sürecini baştan başlatır; mümkünse yeni ajans mevcut kampanyaları devralıp kademeli iyileştirir. SEO tarafında eski ajansın yaptığı yönlendirme ve içerik yapısını yeni ekibin bilmesi şart. Bilmeden yapılan bir site değişikliği, kazanılmış görünürlüğü bozar. Bu yüzden geçişin başında işlerin ve kararların kısa bir dökümünü isteyin.
Yeni ajansı aynı hatalara düşmeden seçin
Ne yanlış gittiğini yazın ve yeni ajansa doğrudan sorun: ölçümü nasıl kuruyorsunuz, raporu nasıl veriyorsunuz, hesap sahipliği kimde? Daha net bir brief hazırlayın (brief şablonu ve örneği), teklifleri kapsama göre karşılaştırın (teklif karşılaştırma yazısı).
Kötü bir deneyim sizi bir sonrakine ya aşırı güvensizlikle ya aşırı iyimserlikle yaklaştırabilir. İkisinden de kaçının. Yeni ajansın ilk işi geçmişi anlamaktır; eski ajansı kötülemeden, neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını nesnel aktarın.
Ayrılırken
Yazılı bildirim yapın, teslim edilecekleri listeleyin, tarih belirleyin. Sert tavır, devir sürecinde iş birliğini zorlaştırır. Ayrılık dostane olmasa da hesap devri ve dosya teslimi yazışmalarını saklayın. Ödenmemiş bedel varsa netleştirin. Sektör küçüktür, aynı insanlarla tekrar karşılaşabilirsiniz.
Bir de duygusal yanı var. Yıllarca çalıştığınız kişilerle vedalaşmak zor gelir, kötü bir deneyimden sonra acele etmek ise kolaydır. Kararı sakin bir dönemde, yazılı bir değerlendirmeyle verin: neler işe yaradı, neler yaramadı, yeni ajanstan ne bekliyorum?
Ayrılığı duyurmadan önce yeni ajansla sözlü bir çerçeve konuşmak da iki ajans arasında boşluk kalmasını önler. Geçiş tarihi, devralınacak işler ve ilk iki haftanın beklentisi netleşmişse yarım kalan iş çok azalır.
Kontrol listesi
- Sorunu ajansa yazılı ilettim, düzeltme dönemi tanıdım.
- Sözleşme, bildirim süresi ve devir maddelerini okudum.
- Tüm hesapların ve erişimlerin sahibi benim.
- Veri ve dosyaları yedekledim.
- Devam eden işler ve geçiş planı belli.
- Yeni ajans için brief ve beklentiler hazır.
Hangi hizmetin ne kadar sürdüğünü ve neleri içerdiğini görmek, yeni ajansı değerlendirirken işinize yarar. Bizim paketlerimiz fiyatlar sayfasında yazılı. Ajans değişikliği düşünüyorsanız ya da mevcut kurulumunuzun durumuna birlikte bakmak isterseniz iletişim sayfamızdan yazın, 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan mesaj bırakın. Önce mevcut durumunuza bakar, gerçekten ayrılmanız gerekip gerekmediğini dürüstçe söyleriz.