Bir işletme sahibi ajansla yıllarca çalıştı, reklam hesapları büyüdü, analitik verisi birikti. Sonra ilişki bozuldu ve öğrendi ki reklam hesabı ajansın kendi yönetici hesabının altındaymış, analitik mülkü ajansın Google hesabında açılmış, alan adı da ajansın kredi kartıyla, ajansın adına alınmış. Yıllarca biriken varlıkların hiçbiri gerçekte işletmenin değildi. Bu senaryo, ajans ilişkilerinde bilinen bir sorundur ve tamamen önlenebilir.
Temel ilke: sahiplik sizde, yetki ajansta
Kural basit: hesapların sahibi işletme olmalı, ajans “kullanıcı” olarak yetkilendirilmeli. Reklam hesabı sizin işletme bilgilerinizle sizin yöneticinizin adına açılır; ajans bu hesaba yönetici ya da düzenleyici olarak davet edilir. İlişki biterse yetkisini kaldırırsınız; hesap, geçmiş verisi ve ayarları ile sizde kalır. Aksi ilişkide ise ajans ayrılırken hesabı da götürür.
Alan adı
Alan adı işletmenin kimliğidir. Kaydı işletme adına, işletmenin e-posta adresiyle yapılmalı. Ajans tarafından “kolaylık olsun diye” kendi adına alınmış alan adı, ayrılıkta ciddi sorun olabilir. Alan adının kayıt şirketindeki hesabınızın yöneticisi siz olun; DNS ayarlarını ajansın yapması gerekiyorsa yetki verin ama sahipliği devretmeyin. Yenileme tarihini takvime yazın ve iletişim e-postasının sizin erişebildiğiniz bir adres olduğundan emin olun.
Web sitesi ve barındırma
Sitenin yönetim paneli için sizin de yönetici hesabınız olmalı. Barındırma hesabı sizin adınıza olmalı; ajans erişimi kullanıcı olarak alır. Site kaynak dosyaları, veritabanı yedeği ve kullanılan eklenti/lisans bilgileri size teslim edilebilir durumda olmalı. Özel geliştirilmiş yazılımlarda kaynak kodun kime ait olduğunu sözleşmede netleştirin. Yeni bir site yaptırıyorsanız bu maddeleri baştan yazdırın; bunu web tasarım projelerinde standart olarak devrediyoruz.
Analitik ve etiket yönetimi
Analitik mülkü ve etiket yönetimi kapsayıcısı işletmenin hesabında açılmalı; ajans “düzenleyici” olarak eklenmeli. Mülk yöneticiliğini en az iki kişi taşıyın. Bu yapı, ölçüm geçmişinin ajans değişiminde kaybolmamasını sağlar. Ölçüm kurulumunun ayrıntısı için GA4 kurulumu ve Tag Manager kapsayıcısı yazılarına bakın.
Reklam hesapları
Arama ve sosyal medya reklam hesapları, işletmenin adına ve ödeme bilgisiyle açılmalı. Ödeme yöntemi mümkünse işletmeye ait kart ya da hesap olmalı; ajansın kartıyla harcama yapılıyorsa faturalama şeffaf olmalı. Ajans kendi yönetici hesabı üzerinden bağlanıyorsa (yönetici hesabı yapısı yaygındır) bunun sizin sahipliğinizi engellemediğinden emin olun. Sosyal reklam tarafında işletme yöneticisi hesabında sahiplik ve varlık atamaları (sayfa, reklam hesabı, piksel) sizde olmalı. Ayrıntılı adımlar için Meta reklam yöneticisi erişimi yazımıza bakın.
Sosyal medya hesapları
Hesapların sahibi sizsiniz; ajansa şifre vermek yerine mümkünse platformların rol tabanlı erişimini kullanın (sayfa yöneticisi, editör gibi). Şifre paylaşmak güvenlik riski ve platform kurallarına aykırı olabilir. Sosyal medya hesaplarında iki adımlı doğrulamayı işletme sahibinin cihazına bağlı tutun. Ajans içerik yayınlar, ama hesap kontrolü sizdedir. Hesap kapanır ya da çalınırsa kurtarma seçenekleri de sizin elinizde olmalı.
Yerel işletme profili ve haritalar
Harita profili işletmenin en değerli yerel varlıklarından biridir. Sahibinin işletme olduğundan emin olun; ajans yönetici ya da yönetici yardımcısı olarak eklenebilir. Yorumlar, fotoğraflar ve işletme bilgileri bu profilde birikir; sahiplik başkasındaysa hepsi risktedir. Profil sahipliğini ayrılıştan önce kontrol edin.
Şifre ve erişim güvenliği
Erişimleri paylaşırken şu prensipleri izleyin: kişiye özel hesap kullanın, ortak şifre paylaşmayın; iki adımlı doğrulamayı zorunlu tutun; erişimleri en az yetki ilkesiyle verin (ajansa yalnızca ihtiyaç duyduğu yetki); şifre yöneticisi kullanın; yetki verdiğiniz kişilerin listesini tutun. Ajanstan ayrılan bir çalışanın erişimi kalıyorsa bunu da kapatmasını isteyin. Kişisel veriye erişim söz konusuysa gizlilik ve veri işleme koşulları da netleşmeli; bu konuda analitik veri gizliliği yazımıza bakabilirsiniz.
Erişim envanteri tablosu
| Varlık | Sahibi | Ajansın yetkisi | Yedek yönetici |
|---|---|---|---|
| Alan adı | İşletme | Yok / DNS yönetimi | İşletme sahibi |
| Web sitesi paneli | İşletme | Düzenleyici | İşletme sahibi |
| Analitik mülkü | İşletme | Düzenleyici | İşletme sahibi |
| Etiket yöneticisi | İşletme | Yayınlama yetkisi ayrı | İşletme sahibi |
| Reklam hesapları | İşletme | Yönetici / düzenleyici | İşletme sahibi |
| Sosyal medya sayfaları | İşletme | Editör | İşletme sahibi |
| Harita profili | İşletme | Yönetici yardımcısı | İşletme sahibi |
Bu tabloyu doldurup güncel tutun; yılda iki kez gözden geçirin.
Sözleşmeye yazın
Bu ilkeleri sözleşmeye yazdırın: hesap sahipliği işletmede, ajans yetkili kullanıcı, sözleşme bitiminde erişimler kapatılır, dosyalar teslim edilir. Ajans bu maddeye itiraz ediyorsa, nedenini sorun. Meşru bir gerekçe nadiren olur. Madde detayı için sözleşme yazımıza bakın.
Erişimi kaldırmak da bir süreçtir
Erişim vermek kadar kaldırmak da düzenli yapılmalı. Ajansta çalışan bir kişi ayrıldığında ya da proje bittiğinde ilgili kullanıcıyı hesaplardan çıkarın. Bunu yılda iki kez yapacağınız bir “erişim temizliği” toplantısına bağlayın: her hesapta kimlerin yetkisi var, hâlâ gerekli mi? Aktif olmayan kullanıcıları kaldırmak hem güvenliği hem düzeni korur. Ayrıca ajansla çalışma bittiğinde tüm erişimlerin kapatıldığını yazılı olarak teyit ettirin.
Bir sorun çıktığında elinizde ne olmalı?
Hesabınız askıya alınırsa, şifreniz çalınırsa ya da bir kullanıcı yanlış işlem yaparsa hızlı hareket etmeniz gerekir. Bunun için şunlar hazır olsun: hesaplara kurtarma e-postası ve telefon bilgisi işletme adına tanımlı, yönetici yetkisi en az iki kişide, ödeme yöntemleri güncel ve platformların destek kanallarına erişim bilgisi kaydedilmiş. Bu hazırlık, kriz anında saatler kazandırır. Ajansa bu bilgileri emanet etmek yerine kendi güvenli kayıtlarınızda tutun.
Küçük işletme için asgari kurallar
Bunca ayrıntı gözünüzü korkutmasın; küçük bir işletme için üç kural yeter. Birincisi, alan adı ve reklam hesapları sizin e-postanızla açılsın. İkincisi, ajansa şifre değil kullanıcı daveti verin. Üçüncüsü, bir yılda en az bir kez “kimin neye erişimi var?” listesini gözden geçirin. Bu üç kural, ajans ilişkisi iyi de gitse kötü de gitse sizi güvende tutar. Ajans “hesabı bizde açmak daha kolay” derse, kolaylığın bedelinin ileride size çıkacağını unutmayın; kurulumu birlikte yapmayı önerin.
Ortak hesaplarda dikkat
Bazı işletmelerde hesaplar ortaklar ya da şubeler arasında paylaşılır. Bu durumda tek bir kişinin e-posta hesabına bağlı kalmasın; şirket alan adıyla açılmış bir e-posta (ör. bir yönetim adresi) kullanın ve bu adresin şifresini iki kişinin bildiği bir yönetim düzeni kurun. Kişi değiştiğinde hesaplar kilitlenmez.
Hesaplarınızın durumunu kontrol etmek ya da erişimleri düzenlemek isterseniz iletişim sayfamızdan yazın; 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan ulaşarak sahiplik envanterinizi birlikte çıkarabiliriz.