Dijital kimlik projeleri çoğu zaman heyecanla başlar: logo taslakları, renk paletleri, ilk sunum. Ama işin en az tasarım kadar önemli kısmı, o sunumdan önce imzalanan sözleşmedir. Türkiye’deki birçok küçük ve orta ölçekli işletme, ajansla çalışırken sözleşmeyi formalite sanır; oysa eksik bir sözleşme, projenin ortasında hem ajansı hem müşteriyi zor durumda bırakır.
Kapsam maddesi net olmalı
Sözleşmede “kurumsal kimlik tasarımı yapılacaktır” gibi genel bir ifade yeterli değildir. Logo, logo varyasyonları (yatay, dikey, simge), renk paleti, tipografi seçimi, kartvizit, antetli kağıt, sosyal medya şablonları gibi teslim edilecek her kalem ayrı ayrı listelenmelidir. Aksi halde müşteri “sosyal medya kapak görselini de bekliyordum” derken ajans bunu kapsam dışı görebilir; anlaşmazlık buradan doğar.
Revizyon hakkı sayısı
Sınırsız revizyon vaat eden sözleşmeler kısa vadede cazip görünse de hem ajansı hem projeyi yıpratır. Sağlıklı bir sözleşme, konsept aşamasında kaç seçenek sunulacağını ve onaylanan konsept üzerinde kaç revizyon hakkı olduğunu net rakamla belirtir. Örneğin “3 konsept, onaylanan konsept üzerinde 2 revizyon” gibi bir madde, her iki tarafın da beklentisini aynı çizgiye getirir.
Telif hakkı devri ne zaman gerçekleşir
Bu, en çok atlanan ama en kritik maddelerden biridir. Tasarım süreci bitmesine rağmen ödeme tamamlanmadan telif hakları devredilirse, ajans elindeki en güçlü teminatı kaybeder. Standart uygulama, telif devrinin son ödeme tahsil edildikten sonra yürürlüğe girmesidir. Sözleşmede bu tarih veya koşul açıkça yazılmalı, “proje bitiminde” gibi belirsiz ifadelerden kaçınılmalıdır.
Dosya teslim formatları
Müşteri projenin sonunda hangi dosyaları alacağını bilmelidir: vektörel kaynak dosyalar (AI, EPS, SVG), baskıya hazır PDF’ler, web için optimize PNG ve favicon formatları gibi. Bu liste sözleşmeye eklenmezse, proje bittikten sonra “kaynak dosyayı da istiyorum” talebi ek ücret tartışmasına dönüşebilir.
Süreç ve teslim takvimi
Her aşamanın (brief onayı, konsept sunumu, revizyon turu, final teslim) yaklaşık süresi belirtilmelidir. Müşteriden geç dönüş gelirse takvimin ötelenebileceği de not düşülmelidir; böylece gecikme sorumluluğu tek tarafa yıkılmaz.
İptal ve devam etmeme durumu
Proje yarıda kesilirse o ana kadar tamamlanan işin nasıl ücretlendirileceği, hangi dosyaların müşteriye teslim edileceği sözleşmede tanımlanmalıdır. Bu madde olmadan, iptal durumları genellikle iki tarafın da zararla çıktığı belirsiz bir sürece dönüşür.
İyi kurgulanmış bir dijital kimlik sözleşmesi, güvensizlik göstergesi değil, profesyonelliğin bir parçasıdır. Kapsamı, revizyon hakkını, telif devrini ve teslimatları net yazan bir sözleşme, projenin ortasında çıkabilecek çoğu anlaşmazlığı baştan önler ve hem ajansın hem müşterinin işine odaklanmasını sağlar.