Etkinlikten sonra yapılacak en değerli iş, katılımcıyı unutmadan ilk 48 saat içinde ona ulaşmaktır: teşekkür mesajı, seçilmiş fotoğraflar, kısa bir geri bildirim formu. Sonra elinizdeki kitleyi Meta’da yeniden hedefleme için kullanıp bir sonraki etkinliğin duyurusunu o kişilere gösterirsiniz. Çoğu organizatör salon toplandığında işi kapatır, oysa bir sonraki etkinliğin ilk biletleri çoğu zaman bu birikimden satılır.
İlk 48 saat
Etkinlik bitince herkes yorgundur ama katılımcının hafızası tazedir. Bu pencere kısa. Aynı gün akşam ya da ertesi sabah kısa bir teşekkür mesajı gönderin. Tek paragraf yeter: teşekkür, etkinlikten bir an, fotoğrafların ne zaman yayınlanacağı.
Mesaj kitle listesine e-postayla ya da biletleme sisteminin izin verdiği başka bir kanalla gitsin. Toplu mesaj atarken kişisel veri izninin kapsamını kontrol edin. Aydınlatma metninde “etkinlik sonrası iletişim” yazmıyorsa listeyi pazarlamada kullanamazsınız.
Fotoğraf ve video: izinli kullanım
Etkinlikte çekilen görüntülerin herkesin izniyle yayınlanması gerekir. Kayıt ya da bilet aşamasında “etkinlikte fotoğraf ve video çekimi yapılacaktır” bildirimi bulunsun, girişte de bir uyarı panosu olsun. Yüzü net görünen ve izin vermemiş birinin fotoğrafını paylaşmayın.
Hangi görüntüleri seçeceğiniz de önemli. Kalabalık sahne karesi yerine, insanların konuştuğu, güldüğü, bir şeyi incelediği kareler daha çok işe yarar. Düzgün çekilmiş bir seçki için profesyonel çekim hizmetimiz etkinlik günü ekibi ve ışığı hazırlıyor; kullanım hakkı size ait.
İlk bir hafta içinde üç tür paylaşım düşünün: 15 saniyelik özet video, en iyi on fotoğraflık bir albüm, konuşmacıdan kısa bir alıntı.
Yeniden hedefleme nedir?
Yeniden hedefleme, sizinle önceden temas etmiş kişilere yeniden reklam göstermektir. Meta’da bu kitleyi birkaç kaynaktan oluşturabilirsiniz: etkinlik sayfasını ziyaret edenler, bilet satış sayfasına gelenler, Instagram hesabıyla etkileşim kuranlar, yüklediğiniz katılımcı e-posta listesi.
Kitleyi oluştururken Meta Pixel’in site ziyaretlerini kaydetmesi gerekir; bilet satın alma adımı da bir olay olarak tanımlanmalı. Bu kurulum etkinlikten önce yapılmışsa şimdi hazır bir kitleniz var demektir. Yapılmamışsa bir sonraki etkinlik için şimdiden kurun.
Kitleyi ikiye ayırın. Satın alanlar ve ilgilenip almayanlar farklı mesaj ister. Katılmış kişiye “gelecek sefer erken kayıt” teklifi gösterilir. Bakıp almayana ise “geçen etkinlikten kareler” ve bir cevap yazısı gösterilir.
Bir sonraki etkinliğe geçiş
Duyuruyu etkinlik biter bitmez yapmak zorunda değilsiniz, ama tarih belliyse hemen sinyal verin: “Gelecek buluşma Mart’ta.” Tarih kesin değilse bekleme listesi toplayın. Listeye yazılan kişi bir sonraki etkinliğin en sıcak kitlesidir.
Erken kayıtçılara bir ayrıcalık tanımak işe yarar: erken bilet, gruplar için ayrı kontenjan, toplulukla ön görüşme. Ne vaat ediyorsanız tutun, yoksa bir sonraki sefer güven kalmaz. Etkinlik reklamının nasıl kurulacağını etkinlik reklamcılığı yazımızda anlattık.
Geri bildirim gerçek büyümenin kaynağıdır
Etkinlik sonrası 3-4 soruluk bir form yollayın. Çok uzun olursa kimse doldurmaz. Sorular: en çok neyi beğendiniz, neyi değiştirirdiniz, bir dahaki etkinlikte hangi konuyu görmek istersiniz, arkadaşınıza önerir miydiniz? Son soru, tavsiye isteyecek kitleyi tanımanızı sağlar.
Gelen yanıtları okuyup bir sonraki etkinlikte neyi değiştirdiğinizi paylaşın. “Siz dediniz, biz yaptık” diyen kısa bir paylaşım güven kurar.
Topluluk kurmak
Etkinliğe gelenlerin bir arada kalacağı küçük bir alan açmak, aralarında bağ kurar. WhatsApp grubu, topluluk sayfası ya da e-posta bülteni olabilir. Seçim topluluğun büyüklüğüne bağlı. Küçük gruplarda WhatsApp yeter, büyüklerde e-posta bülteni daha düzenli işler.
Topluluğa sürekli satış yapmayın. Arada bilgi, fotoğraf, bir sonraki konuşmacıdan ipucu paylaşın; satış duyurusu beş içerikten biri olsun.
Sık yapılan hatalar
Teşekkür mesajını bir hafta sonra göndermek, ilk günkü sıcaklığı kaybettirir. Fotoğrafları izinsiz paylaşmak şikâyet getirir. Yeniden hedeflemede herkese aynı reklamı göstermek, gelenle gelmeyeni aynı kefeye koyar. Geri bildirim formunu çok uzun tutmak yanıt oranını düşürür. Bir de bekleme listesi toplayıp aylarca ses çıkarmamak: kişi sizi unutmuş olur.
Hepsinin ortak çözümü bir takvimdir. Etkinlik tarihinden geriye doğru değil, ileriye doğru da bir plan çizin: kim, ne zaman, hangi kanaldan ne yollayacak?
Ortak ve sponsorlarla paylaşım
Sponsor ve ortaklara etkinlik özetini, görselleri ve temel göstergeleri iletin. Katılımcı sayısı, sosyal medya gösterimi, geri bildirimden öne çıkan satırlar. Bu rapor bir sonraki sponsorluk görüşmesinin zeminini kurar. Rakamları uydurmayın; elinizdeki gerçek veriyi kullanın.
Etkinliği kendi başına içerik haline getirmek
Konuşmaların kısa kesitleri, panel alıntıları ve soru-cevap anları haftalar boyunca içerik üretir. Bir etkinlikten otuz saniyelik beş kesit çıkarmak mümkün. Bunları etkinlik bitiminden sonra düzenli aralıkla paylaşın; hepsini ilk gün yayınlamayın.
Küçük etkinlik, büyük etkinlik
Elli kişilik bir atölye ile beş bin kişilik bir fuar aynı yöntemle yönetilmez. Küçük etkinlikte her katılımcıya kişisel bir mesaj yazabilirsiniz, hatta telefonla teşekkür edebilirsiniz. Büyük etkinlikte ise otomatik e-posta akışı, segmentli reklam kitleleri ve düzenli bülten gerekir. Önce kendi ölçeğinizi bilin, sonra aracı seçin.
Ölçüm
Birkaç gösterge yeter: e-posta açılma ve tıklama, geri bildirim formu dönüş sayısı, sonraki etkinlik sayfası ziyareti, bekleme listesine yazılan kişi sayısı. Rakamları etkinlikten önceki döneminkiyle karşılaştırın. Sadece takipçi artışına bakmak yanıltır.
Bütçe kararı
Yeniden hedefleme için büyük bütçe gerekmez. Kitle küçük olduğundan küçük bir günlük bütçe yeter. Önemli olan, mesajın doğru kişiye doğru zamanda ulaşması. Meta reklam yönetimi hizmetimiz ayda 10.000 ₺ + KDV; reklam bütçesi hariç ve doğrudan sizin kartınızdan Meta’ya ödenir.
Başlamak için kısa plan
İlk gün teşekkür mesajı, üçüncü gün fotoğraf albümü, birinci hafta geri bildirim formu, ikinci hafta özet video, ilk ay bekleme listesi ve yeniden hedefleme kampanyası. Plan basit ama düzenli uygulanırsa bir sonraki etkinlik sıfırdan başlamaz.
Etkinlik sonrası planınızı birlikte kurmak için iletişim sayfasından yazın ya da 0540 022 64 22’yi arayın.