Bir dijital ajansla ilk görüşmeyi genelde ajansın kurucusuyla ya da satış sorumlusuyla yaparsınız. Deneyimli, işini bilen, sizi dinleyen biri. Sözleşme imzalanır, iş başlar ve bir süre sonra fark edersiniz ki o kişiyle bir daha pek konuşmuyorsunuz. İşinizi başka birileri yapıyor, ama kim oldukları, ne kadar deneyimli oldukları, sizin hesabınıza ne kadar zaman ayırdıkları belirsiz.
Bu durum her ajansta sorun değildir. Büyüyen bir ajansta işlerin farklı uzmanlara dağıtılması doğaldır ve çoğu zaman sizin yararınızadır. Sorun, bu dağılımın size anlatılmaması ve kimin neden sorumlu olduğunu bilmemenizdir. Bu yazıda bir dijital ajansta hesabınızda çalışan tipik rolleri, ajans büyüklüğüne göre yapının nasıl değiştiğini ve sormanız gereken soruları anlatıyoruz.
Tipik roller
Müşteri temsilcisi ya da proje yöneticisi
Sizin ana muhatabınız. Taleplerinizi alır, ekibe dağıtır, işlerin zamanında yapılmasını takip eder, size rapor verir. Bu kişinin iyi olması, iş birliğinin sorunsuz yürümesi için belirleyicidir. Teknik bilgisi olmasa bile, işinizi anlamalı ve ekiple sizin aranızda doğru köprüyü kurmalı.
Reklam uzmanı
Google Ads ve Meta reklamlarının kurulumunu, optimizasyonunu ve raporlamasını yapar. Bazı ajanslarda Google ve Meta için ayrı uzmanlar vardır. Reklam bütçenizin verimli harcanması büyük ölçüde bu kişinin elindedir.
SEO uzmanı
Web sitesinin teknik durumunu inceler, anahtar kelime araştırması yapar, içerik planı hazırlar, İşletme Profili ve yerel arama çalışmalarını yürütür.
Tasarımcı
Sosyal medya görsellerini, reklam görsellerini, web sitesi tasarımını, logo ve kurumsal kimliği hazırlar. Markanızın görsel dilinin tutarlı kalması bu kişinin işidir.
İçerik yazarı
Sosyal medya metinleri, reklam metinleri, web sitesi metinleri ve blog içeriklerini yazar. Bazı ajanslarda bu iş sosyal medya uzmanı ya da müşteri temsilcisi tarafından yapılır.
Web geliştirici
Web sitesini kurar, teknik sorunları çözer, performansı iyileştirir, entegrasyonları yapar.
Fotoğrafçı ve video ekibi
Çekim hizmeti veren ajanslarda, işletmenizin fotoğraf ve videolarını çeker, kurgular.
Ajans büyüklüğüne göre yapı
| Ajans ölçeği | Tipik yapı | Avantaj | Dikkat |
|---|---|---|---|
| Tek kişi ya da çok küçük | Bir kişi her işi yapar | Doğrudan iletişim | Kapasite ve derinlik sınırlı |
| Küçük ekip | Birkaç kişi, roller kısmen örtüşür | Hızlı, esnek | Yoğun dönemde gecikme |
| Orta ölçekli | Her alanda ayrı uzman, temsilci var | Derinlik, süreklilik | Temsilci kalitesi belirleyici |
| Büyük | Departmanlar, çok katmanlı yönetim | Kapasite, çeşitlilik | Küçük müşteri öncelik almayabilir |
Hiçbiri tek başına iyi ya da kötü değildir. Küçük bir işletme için küçük bir ekiple doğrudan çalışmak, büyük bir ajansta öncelik sırasının sonunda olmaktan daha verimli olabilir. Büyük ve karmaşık bir hesap için ise orta ya da büyük bir ajansın kapasitesi gerekebilir.
Sormanız gereken sorular
Sözleşme imzalamadan önce şu soruları sorun. Cevapların net olması, ajansın ekip yapısını ve size ayıracağı ilgiyi anlamanızı sağlar.
“Benim ana muhatabım kim olacak?” İsim, rol ve iletişim yolu. Bu kişiyle görüşme imkânınız olup olmadığını sorun.
“Reklamlarımı fiilen kim yönetecek, deneyimi ne?” Satış görüşmesini yapan kişi değil, panelde çalışacak kişi.
“Tasarımları kim hazırlayacak?” Ajans içinden mi, dış kaynaktan mı?
“Muhatabım izne çıktığında ya da ayrıldığında ne olur?” Yedekleme düzeni var mı, hesabınızın bilgisi nerede tutuluyor?
“Bir uzman aynı anda kaç müşteriyle çalışıyor?” Kesin bir sayı vermeleri gerekmez, ama cevap size ne kadar zaman ayrılacağı hakkında fikir verir.
“Dış kaynak kullanıyor musunuz?” Dış kaynak kullanmak kötü değildir, ama bilmeniz gerekir. Özellikle web geliştirme ve video işlerinde yaygındır.
Personel değişikliği riski
Dijital ajanslarda çalışan değişimi olağan bir durum. Hesabınızda çalışan uzman ayrıldığında, yerine gelen kişinin işinizi baştan öğrenmesi gerekir. Bu geçiş iyi yönetilmezse, birkaç haftalık verim kaybı yaşanabilir.
Bu riski azaltmak için ajansın hesabınızla ilgili bilgileri yazılı tutması önemlidir: kampanya geçmişi, alınan kararlar, marka dili, yapılmaması gerekenler. Bu bilgiler kişinin kafasında değil, ajansın ortak kayıtlarında durmalı. Ajansa “hesabımızla ilgili bir müşteri dosyası tutuyor musunuz” diye sorabilirsiniz.
Ayrıca hesapların sizin adınıza açılmış olması, personel değişikliğinde de sizi korur. Ayrılan kişinin erişimini kaldırmak yeterli olur.
Sizin tarafınızda kim olmalı
Ajans tarafındaki roller kadar, sizin tarafınızdaki roller de önemli. Ajansın muhatabı işletmede kim olacak? Bu soru cevapsız kaldığında ajans bazen işletme sahibine, bazen muhasebeye, bazen de vardiyadaki bir çalışana ulaşmaya çalışır ve her birinden farklı bir cevap alır.
İşletmenizde de tek bir sorumlu belirleyin. Bu kişi ajansın sorularını cevaplamalı, onayları vermeli ya da toplamalı, işletmedeki değişiklikleri ajansa zamanında bildirmeli. Karar yetkisi olmayan birini muhatap yaparsanız, her onay işletme sahibine gidip geri döner ve süreç yavaşlar.
Ayrıca kimin hangi konuda onay vereceğini baştan belirleyin. Sosyal medya paylaşımlarını muhatap kişi onaylayabilir, ama bütçe değişikliği ya da yeni kampanya kararı işletme sahibinden geçmelidir. Bu ayrım yazılı olursa, ajans hangi konuda kime soracağını bilir.
Uzmanın size ayırdığı zamanı anlamak
Bir uzmanın hesabınıza ne kadar zaman ayırdığını tam olarak ölçmek zordur, ama bazı işaretler fikir verir. Aylık raporda yapılan değişikliklerin somut listesi var mı? Reklam panelindeki değişiklik geçmişi düzenli hareket gösteriyor mu? Toplantılarda uzman hesabınızın ayrıntılarına hâkim mi? Bu işaretler, hesabınızın aktif olarak yönetildiğini gösterir. Tersine, raporlar her ay birbirinin kopyası gibiyse ve toplantıda uzman hesabınızı hatırlamakta zorlanıyorsa, işiniz öncelik listesinin sonlarında olabilir; bunu açıkça konuşmakta fayda var.
Tek kişilik muhatap mı, ekip mi
Bazı işletme sahipleri tüm işleri tek bir kişiyle konuşmayı tercih eder, bazıları ise her uzmanla doğrudan iletişim kurmak ister. İki yaklaşımın da yeri var.
Tek muhatap modeli iletişimi sadeleştirir, ama muhatabın her konuyu doğru aktarması gerekir. Doğrudan iletişim modeli bilginin kaybolmasını önler, ama çok sayıda kişiyle yazışmak işletme sahibinin zamanını alır. Pratikte en iyi çalışan yapı, günlük işler için tek muhatap, aylık toplantılarda ise ilgili uzmanların da katılmasıdır.
Bizim ekibimiz
Aniba Digital’de her müşterinin tek bir ana muhatabı var; reklam, SEO, tasarım ve çekim işleri ilgili uzmanlar tarafından yürütülüyor ve aylık toplantılarda bu uzmanlarla doğrudan konuşabiliyorsunuz. Ekibimiz ve çalışma şeklimiz hakkında daha fazlası hakkımızda sayfasında, sosyal medya tarafındaki iş bölümü ise İstanbul sosyal medya yönetimi sayfasında.
Ekibimizle tanışın
İlk görüşmede hesabınızda çalışacak kişileri de tanıtıyoruz; kimin neyi yapacağını baştan biliyorsunuz. Tanışmak için 0540 022 64 22 numarasından arayabilir, WhatsApp’tan mesaj bırakabilir ya da iletişim sayfasından Maltepe’deki ofisimizde bir görüşme ayarlayabilirsiniz.