E-posta imzasındaki logo küçük ve hafif olmalı, her istemcide de aynı görünmeli. Genişliği 150 ile 250 piksel arasında tutun. Dosyayı hızlı yüklenecek kadar küçük bırakın. Alternatif metin ekleyin ve karanlık modda kaybolmayacak bir sürüm seçin. Bu ayarlar yapılırsa imza Gmail’de de Outlook’ta da telefonda da düzgün görünür; yapılmazsa logo ya hiç gelmez ya da bulanık gelir.
Bir şirketin günde yüzlerce e-postasının altında duran görsel, marka görünürlüğünün en az ilgi gören yeridir. Web sitesi ve kartvizit için saatlerce uğraşılır, imza ise genellikle stajyerin bir akşam hazırladığı bir tablodur.
Boyut ve dosya ağırlığı
Logoyu imzaya orijinal boyutunda koymayın. Üç bin pikselik bir dosyayı küçük görüntülemek, alıcıya gereksiz yük bindirir ve bazı istemcilerde görselin engellenmesine yol açar. Hedef genişlik 150-250 piksel; yüksek yoğunluklu ekranlar için dosyayı iki katı boyutunda hazırlayıp görüntü genişliğini HTML’de 200 piksele sabitleyin. Dosya boyutu birkaç on kilobaytı geçmesin.
Kayıt formatı olarak PNG kullanın. JPG sıkıştırmadan dolayı harf kenarlarında leke bırakır. SVG çoğu e-posta istemcisinde desteklenmez, o yüzden imzada kullanmayın.
Görselin nerede durduğu önemli
İmzadaki görsel ya eposta içine gömülür ya da bir sunucudan çağrılır. Gömülü görsel bazı istemcilerde ek dosya gibi görünür ve alıcı “bu e-postada ek var” izlenimi edinir. Sunucudan çağrılan görsel ise alıcının istemcisi tarafından varsayılan olarak engellenebilir; Outlook bazı ayarlarda dış görselleri otomatik yüklemez.
Bu yüzden iki önlem alın; ikisi de on dakikalık iştir. Görseli kendi web sitenizdeki sabit bir adreste barındırın, adres değişmesin. Ve alternatif metin (alt text) ekleyin: görsel yüklenmezse alıcı yerine firma adını görsün.
Yatay mı, kare mi?
İmza alanı dardır. İsim ve unvan bir satırda, telefon ve adres bir sonrakinde yer alır. Dikey ya da kare formatlı bir logo bu düzende fazla yer kaplar ve metni aşağı iter. Yatay logo, metin bloğunun üstüne ya da soluna yerleştiğinde daha iyi oturur.
Logonun yatay sürümü yoksa, yalnızca amblemi kullanın ve firma adını metin olarak yazın. İki satırlı, sloganlı logo imzada okunmaz; sloganı çıkarın.
Karanlık mod
Gmail’in karanlık modu da Outlook’unki de Apple Mail’inkinden farklı çalışır ve imzadaki görsellere farklı davranır. Bazıları arka planı koyulaştırır, bazıları görseli otomatik ters çevirir. Şeffaf zeminli, koyu renkli bir logo karanlık modda siyah zeminde görünmez olur.
İki çözüm var. Birincisi logoyu açık gri ya da beyaz ince bir kenar çizgisiyle hazırlamaktır; hem açık hem koyu zeminde okunur. İkincisi logoyu düz renkli bir zemin üzerinde vermektir, ama bu bazı istemcilerde kutu olarak görünür. Hangisini seçerseniz seçin, imzayı Gmail ve Outlook’un karanlık modunda ayrı ayrı test edin. Zemin uyumu konusunu logo ve arka plan uyumsuzluğu yazısında ayrıntılı işledik.
İmzaya logonun yanında bir de WhatsApp ya da telefon bağlantısı eklemek, mobilde okuyan kişinin tek dokunuşla arama yapmasını sağlar. Telefon numarasını düz metin olarak yazın; telefon onu kendisi bağlantıya çevirir.
Tıklanabilir logo
Logoyu web sitenize bağlamak yaygın bir uygulamadır. Alıcı logoya tıklayınca ana sayfaya gitmeyi bekler. Bağlantıyı doğrudan size ait bir adrese verin ve mümkünse kısa tutun. Bazı güvenlik filtreleri çok uzun, yönlendirmeli bağlantıları spam olarak işaretler.
Reklam amaçlı kampanya bağlantısı koymak istiyorsanız, imzayı kampanya süresince geçici değiştirip sonra eski haline döndürmeyi unutmayın. Süresi dolmuş bir kampanya bağlantısı hata sayfasına gider.
Ekip genelinde tutarlılık
Her çalışanın imzası kendi zevkine göre hazırlanırsa, firma dışarıdan dağınık görünür. Farklı logo boyutları, farklı fontlar, bazen eski logo. Çözüm tek bir şablon ve tek bir yönetici. Google Workspace kullanıyorsanız imzaları yönetici panelinden dağıtabilirsiniz; yoksa şablonu her çalışana HTML dosyası olarak gönderin ve hangi alanı değiştirebileceklerini yazın.
Şablonda ad ve unvan değişir, telefon da öyle. Logo sabittir.
İmzaya yasal ibare ya da gizlilik uyarısı ekleyecekseniz bunu logodan ayrı, küçük ve gri bir satır olarak bırakın. Uzun bir uyarı metni imzanın görsel ağırlığını bozar ve logoyu gözden uzaklaştırır.
Mobil görünüm
E-postaların büyük kısmı telefonda okunur ve imza alanı orada daha dar çalışır. Yan yana dizilmiş iki sütunlu bir imza, telefon ekranında ya sıkışır ya da taşar. İmzayı tek sütuna indirin. Logo üstte, metin altta dursun. Tabloyla kurulmuş imzaları telefonla bir kez kendinize gönderip bakın.
İmzayı kendiniz test edin
İmzayı kurduktan sonra kendinize Gmail’den, Outlook’tan ve bir telefon uygulamasından e-posta gönderin. Üç ayrı ortamda logonun yüklenip yüklenmediğine, boyutuna ve karanlık moddaki hâline bakın. İkinci bir adım olarak e-postayı bir arkadaşınıza ya da başka bir adresinize gönderip orada görüntülenmesini kontrol edin; çünkü kendi bilgisayarınızda önbellekte duran görsel, alıcıda yüklenmeyebilir. Bu denemeyi imza her güncellendiğinde yineleyin.
Logo yenilendiğinde imzayı da güncelleyin
Logo değişince web sitesi ve sosyal medya hemen güncellenir, imzalar ise listenin sonunda kalır. Haftalarca eski logolu e-posta dolaşır. Güncelleme listesine imzayı ilk günden ekleyin.
E-posta imzası küçük bir alan ama her gün binlerce kişiye gösterilir. Yeni imza şablonunuz için bir logo setine ihtiyacınız varsa fiyatlar sayfasında Logo ve Kurumsal Kimlik paketini görebilirsiniz. Yazmak isterseniz iletişim sayfasından ya da 0540 022 64 22 numarasından ulaşabilirsiniz.