Okul takvimine bağlı bir kurumda dijital plan, yılı eşit on iki aya bölmez; kayıt öncesi, dönem içi, tatil ve yaz olarak dört işe böler. Kayıt kararı verilmeden iki ya da üç ay önce tanıtım başlar, dönem boyunca güven ve veli ilişkisi çalışılır, tatilde ise bir sonraki yıla yatırım yapılır. Bütçeyi bu ritme göre kaydırmak, her ay aynı harcamayı yapmaktan daha az para yakar.
Yılın dört evresi
Eğitim kurumunun yıl boyunca aynı mesajı vermesi anlamsızdır. Velinin ruh hali evreye göre değişir.
Kayıt öncesinde veli araştırır: fiyatlara bakar, yorumları okur, yakınındaki seçenekleri sıralar. Dönem içinde çocuğunun nasıl gittiğini izler. Ara tatilde ne yapacağını düşünür. Yazın ise sonraki yılın ne getireceğine bakar. Bu dört durumda dört farklı içerik gerekir.
Kayıt öncesi: en yoğun reklam dönemi
Kayıt takvimi kuruma göre değişir; kimisinde yılın ilk yarısında, kiminde yaz sonunda yoğunlaşır. Kendi takviminizi çıkarın ve kayda yaklaşık iki ay kala reklamı başlatın.
Bu dönemde iki kanal birlikte çalışır. Google reklamları aktif araştıranı yakalar: “Maltepe anaokulu”, “ilkokul kayıt” gibi aramalarda çıkarsınız. Meta reklamları ise henüz aramayan ama aranması gereken aileye ulaşır: bölgenizdeki 3 ile 6 yaş arasında çocuğu olan ebeveynler gibi kitlelerle.
Sitenizde kayıt sürecini en başa koyun. Kontenjan, ziyaret randevusu ve iletişim bilgisi ilk ekranda görünsün. Bu dönemde yayına giren bir site güncellemesi web tasarım ekibimizle aylar önce planlanmış olmalı; son hafta yapılan değişiklik hata çıkarır.
Dönem içi: reklam az, içerik çok
Okul açıldığında reklam harcamasını düşürün. Yeni kayıt sayısı azalmıştır. Bütçenin büyük kısmı artık mevcut velileri ve onların çevresini hedefleyen içeriğe gider: etkinlik fotoğrafları, günlük yaşamdan kısa videolar, bir öğretmeni tanıtan paylaşım. Çocuk görseli kullanıyorsanız veli iznini yazılı alın; paylaşım iznini kayıt formuna ekleyin.
Bu dönem aynı zamanda ölçüm zamanıdır. Kayıt dönemi verilerini inceleyin: hangi reklamdan, hangi ilçeden, hangi sayfadan kayıt geldi? Bir sonraki yıl bu bilgi bütçe planının temeli olur.
Kayıt isteğini karşılayan taraf hazır mı?
Reklam formu doldurtur, ama formdan sonrasını kurumun kendisi yürütür. Telefona kim bakıyor? WhatsApp mesajına ne kadar sürede dönülüyor? Ziyaret günleri hangi saatler? Kayıt döneminde reklamdan gelen kişi, ilk telefonda bekletilirse başka bir kuruma gider. Kayıt döneminden önce bir kişiyi görevlendirin, ona hazır bir cevap metni verin: fiyat aralığı, ziyaret saatleri, gerekli belgeler. Telefonda “sonra döneriz” diyen her çağrı, ödenmiş bir tıklamanın boşa gitmesidir.
Formu kısa tutun: veli adı, telefon, çocuğun yaşı ya da sınıfı. Doğum tarihi, adres, TC kimlik numarası ilk temas için gereksizdir.
Yarıyıl ve ara tatil
Yarıyıl tatilinde kurslar ve kreşler kış okulu ya da atölye çalışması sunabilir. Burada kısa ve net bir kampanya mantıklıdır: tek bir etkinlik, belirli tarihler, sınırlı kontenjan. Reklam süresi iki haftayı aşmasın. Etkinlikten sonra kayıt olmayan velileri yeniden hedefleyin; formu açıp bırakanlar, WhatsApp’tan mesaj atıp dönmeyenler sıcak kitledir.
Yaz: ikili durum
Yaz okulu veren kurum için bu en yoğun evredir ve yeni bir kayıt dalgası demektir. Vermeyen kurum içinse sessiz aydır; ama bu sessizlik boş geçmemeli. Yazın yapılacaklar:
- Site hızı ve içerik temizliği: eski duyuruları kaldırın, fiyat ve kontenjan bilgilerini güncelleyin.
- Fotoğraf ve video çekimi: sınıflar boşken, ışık güzelken ve çocuk yokken mekân çekimi yapın. Bu içerik sonbahar boyunca kullanılır.
- Yorum toplama: yılı kapatırken memnun velilerden Google yorumu isteyin.
Yaz boyu reklamsız kalmak da bir seçenek. Ama marka adı aramalarını izleyin; kayıt kararı verenler çoğu zaman yazın kurumunuzun adını Google’a yazar.
Rakamla planlama: bütçe nasıl dağıtılır?
Kesin bir oran vermek mümkün değil, her kurum kendi geçmişine bakmalı. Ama genel mantık şöyle: toplam yıllık reklam bütçesinin büyük kısmını kayıt öncesi iki ile üç aya yığın. Dönem içine ufak bir pay bırakın, yaza ise hazırlık işlerine yetecek kadar. Yönetim ücreti bu kurguda ayrıdır: reklam yönetimi aylık 10.000 ₺ + KDV’den başlıyor ve reklam bütçesini içermiyor. Sezonluk işletmelerde aylık ücreti yılın hangi dönemlerinde ödeyeceğinizi baştan konuşmak gerekir.
Örnek takvim
Bu takvim bir taslaktır, kurumunuzun gerçek tarihlerine göre kaydırılmalıdır.
- Kayıt öncesi iki ay: Google arama kampanyası ve Meta potansiyel müşteri formu aynı anda açık.
- Kayıt ayı: reklam bütçesi zirvede, günlük kontrol, kontenjan dolunca hemen kapatma.
- Dönem başı: reklam kapanır, velilere yönelik içerik başlar.
- Yarıyıl: iki haftalık etkinlik kampanyası.
- Bahar: bir sonraki yılın erken kayıt duyurusu için site hazırlığı.
- Yaz: çekim, site güncelleme, yorum toplama.
Her adımın yanına bir sorumlu yazın. Çoğu kurumda sorun plan eksikliği değil, planı kimin yürüteceğinin belirsizliğidir.
Veli yorumu ve itibar yönetimi
Eğitimde karar vericilerin çoğu anne ve babalardır ve birbirine sorar. Google yorumları, mahalle grupları, okul aile birliği sohbetleri bu kararı etkiler. Bir yıl boyunca yalnızca olumlu yorum biriktirmek hedef değildir; olumsuz geri bildirime hızlı ve sakin cevap vermek de aynı ağırlıkta çalışır.
Plan yazılı olsun
Yıl sonunda planı sonuçlarla karşılaştırın. Kaç kayıt geldi, hangi kanaldan, kayıt başına ne kadar harcandı? Bu üç cevap bir sonraki yılın bütçesini belirler. Veri toplamak için kayıt formuna “bizi nereden duydunuz” sorusu ekleyin, ama seçenekleri kısa tutun.
Takvimi bir sayfaya yazın: ay, hedef, kanal, sorumlu kişi, bütçe. Yıl ortasında hedef şaşarsa nedenini görebilirsiniz. Plan olmadığında her ay yeniden karar verilir ve genellikle son dakikada, en pahalı şekilde.
Kurumunuz için yıllık takvim çıkarmak isterseniz eğitim sektörü sayfamıza göz atabilir, ardından iletişim formundan bize yazabilirsiniz. Telefonla görüşmek için 0540 022 64 22.