Web sitesi projeleri çoğunlukla bir el sıkışma ve bir WhatsApp mesajıyla başlar. Her şey yolunda gittiği sürece bu yeterli görünür. Sorun, ilk anlaşmazlıkta ortaya çıkar: “Bu revizyon pakete dahil değildi”, “Alan adı bizim adımıza kayıtlıydı”, “Teslim tarihi sizin içerik göndermediğiniz için kaydı”. O noktada elinizde yazılı bir metin yoksa, iki tarafın hafızası birbirine karşı konuşur.
Bu yazıda İstanbul’da bir web tasarım firmasıyla anlaşırken sözleşmenizde bulunması gereken maddeleri, neden önemli olduklarıyla birlikte sıralıyoruz. Hukuki danışmanlık değil; pratik bir kontrol çerçevesi. Büyük ölçekli projelerde metni bir avukata da okutmanızı öneririz.
Kapsam: neyin yapılacağı, neyin yapılmayacağı
Sözleşmenin kalbi kapsam maddesidir. Sayfa listesi, her sayfanın içereceği bölümler, form sayısı, dil sayısı, entegrasyonlar (WhatsApp, harita, rezervasyon aracı, e-bülten) açıkça yazılmalı. Aynı derecede önemli olan, kapsam dışında kalanların da yazılmasıdır: metin yazarlığı dahil mi, fotoğraf çekimi dahil mi, logo tasarımı dahil mi?
Kapsam dışında kalan bir iş sonradan istendiğinde nasıl ücretlendirileceği de bu maddede yer almalı. “Ek işler ayrıca fiyatlandırılır” demek yetmez; saatlik mi, iş bazlı mı, ön onayla mı?
Sahiplik: alan adı, barındırma, dosyalar
İstanbul’da ajans değiştiren işletmelerin en sık yaşadığı sorun sahiplik sorunudur. Alan adı ajansın adına kayıtlıdır, barındırma hesabına müşterinin erişimi yoktur, tasarım dosyaları teslim edilmemiştir. Sözleşmede şunlar net olmalı:
- Alan adı müşterinin adına kayıtlıdır ve yönetim bilgileri müşteriye verilir.
- Barındırma hesabının sahibi ve erişim bilgilerinin paylaşımı belirtilir.
- Proje tamamlanıp ödeme yapıldığında tasarımın ve içeriğin kullanım hakkı müşteriye geçer.
- Kullanılan lisanslı yazı tipi, görsel ya da eklentilerin lisans durumu yazılır.
Bu maddeler, ileride başka bir firmayla çalışmak istediğinizde elinizi kolunuzu bağlayan durumları baştan önler.
Takvim ve karşılıklı yükümlülükler
Teslim tarihi tek taraflı bir söz değildir. Web projelerinde gecikmelerin önemli bir kısmı, müşteriden beklenen içeriklerin geç gelmesinden kaynaklanır. İyi bir sözleşme iki tarafın yükümlülüğünü birlikte yazar: firma şu tarihte taslak sunar, müşteri şu tarihe kadar metin ve görselleri iletir, onay süresi şu kadar gündür.
Aniba’da web paketlerinin teslim süreleri 1-2 günden 5-7 güne kadar değişir; bu süreler içeriğin eksiksiz ulaştığı andan itibaren işler. Bunu sözleşmeye yazmak, iki tarafın da neyi beklediğini bilmesini sağlar.
Revizyon hakkı ve onay süreci
Kaç revizyon turu dahil? Bir revizyon turu neyi kapsar, tek bir renk değişikliğini mi yoksa tüm sayfanın yeniden düzenlenmesini mi? Revizyon talepleri hangi kanaldan, hangi biçimde iletilir? Bu soruların cevabı yazılı değilse, proje ya bitmek bilmez ya da siz “bu kadarı zaten dahildi” derken fatura gelir.
Onay sürecini de tanımlayın. Taslak sizin onayınız olmadan yayına alınmamalı, yayına alınan sürüm de sizin onayladığınız sürüm olmalı.
Ödeme planı ve fesih
Ödeme genelde peşinat ve teslimde kalan tutar biçiminde kurulur. Sözleşmede ödeme takvimi, gecikme durumunda ne olacağı ve projenin herhangi bir aşamada iptal edilmesi hâlinde yapılan işin nasıl hesaplanacağı yazılmalı. Fesih maddesi karamsar bir madde gibi görünür ama aslında iki tarafı da korur: kimse “bu aşamaya kadar ne borçluyum” sorusunda tartışmak zorunda kalmaz.
Fiyatların kalem kalem nasıl oluştuğunu görmek isterseniz fiyatlar sayfamız paket içeriklerini açıkça listeliyor; sözleşmenin kapsam maddesi de bu listeyle birebir örtüşmeli.
Yayın sonrası destek ve bakım
Site yayına girdikten sonraki ilk haftalarda küçük düzeltmeler çıkar: bir telefon numarası yanlış yazılmıştır, bir görsel mobilde kesiliyordur. Bu düzeltmelerin ne kadar süre ücretsiz yapılacağı sözleşmede yazmalı. Uzun vadeli bakım ise ayrı bir konudur: güvenlik güncellemeleri, yedekleme, içerik güncellemeleri. Bunlar ayrı bir bakım anlaşmasıyla da kurulabilir; önemli olan, “site bozulursa kimi arayacağım” sorusunun cevabının yazılı olmasıdır.
Barındırma ücreti de bu bölümde yer almalı. Bizim web paketlerimizde ilk yıl barındırma ücretsizdir, sonraki yıllarda yıllık 6.000 ₺’dir. İkinci yıl ne ödeyeceğinizi bugünden bilmek, bütçenizi doğru planlamanızı sağlar.
Gizlilik, kişisel veri ve yasal metinler
Sitenizde iletişim formu varsa kişisel veri topluyorsunuz demektir. Aydınlatma metni, çerez bildirimi ve gizlilik politikası gibi metinlerin kim tarafından hazırlanacağı sözleşmede belirtilmeli. Firma bu metinlerin teknik yerleşimini yapabilir ama içeriğinin işletmenize uygunluğu sizin sorumluluğunuzdadır; bunu bilerek hareket edin. Analitik ya da reklam pikseli eklenecekse, bunun yasal metinlere yansıtılması da aynı turda planlanmalı.
Kabul ve teslim tutanağı
Sözleşmelerde en çok gözden kaçan madde, projenin ne zaman “bitti” sayılacağıdır. Firma siteyi yayına aldığında mı, siz onay verdiğinizde mi, yoksa son ödeme yapıldığında mı? Bu belirsizlik, destek süresinin ne zaman başladığı ve kalan ödemenin ne zaman yapılacağı konusunda anlaşmazlık doğurur.
Basit bir çözüm var: teslim anında kısa bir kabul yazısı. Hangi sayfaların yayında olduğu, hangi formların test edildiği, hangi erişim bilgilerinin size iletildiği tek bir e-postada ya da belgede listelenir ve siz “kabul ediyorum” diye yanıt verirsiniz. Bu belge, altı ay sonra “şu sayfa hiç yapılmamıştı” gibi tartışmaları kökünden bitirir. Teslim listesinde şunların bulunmasını isteyin: alan adı paneli erişimi, barındırma ya da yönetim paneli girişi, Analytics ve Search Console’a sizin e-posta adresinizin yönetici olarak eklendiği bilgisi, form bildirimlerinin hangi adrese düştüğü.
Ölçüm hesaplarının sahipliği
Alan adı kadar önemli ama daha az konuşulan bir konu da ölçüm hesaplarıdır. Google Analytics ve Search Console, sitenizin yıllar içinde biriktirdiği trafik geçmişini tutar. Bu hesaplar firmanın e-posta adresiyle açılmışsa, firmayla yollarınız ayrıldığında geçmiş veriniz de onlarla gider. Sözleşmede bu hesapların sizin adınıza açılacağını ya da en azından sizin yönetici yetkisiyle ekleneceğini yazdırın.
Aynı kural, ileride kuracağınız reklam hesapları için de geçerli. İstanbul Google reklamları gibi hizmetlere geçtiğinizde reklam hesabının da işletmenize ait olması, geçmiş kampanya verisini korumanızı sağlar.
İstanbul’da yüz yüze imza şart mı
Sözleşmenin ıslak imzayla mı, e-posta onayıyla mı yapılacağı işletmenizin tercihine kalmış. İstanbul’un trafiğinde bir imza için yarım gün kaybetmek yerine, sözleşmeyi dijital olarak karşılıklı onaylamak pek çok proje için yeterlidir. Önemli olan metnin yazılı ve iki tarafça kabul edilmiş olmasıdır. Kapsamı konuşurken İstanbul web tasarım sayfamızdaki hizmet listesi de sözleşme maddeleri için iyi bir başlangıç çerçevesi sunar.
Sözleşme taslağını birlikte okuyalım
Başka bir firmadan gelen sözleşme taslağında hangi maddelerin eksik olduğunu görmek istiyorsanız, bize gönderin; teknik ve operasyonel açıdan eksik gördüğümüz yerleri işaretleyelim. Bizimle çalışmayı düşünüyorsanız, kendi sözleşmemizi de imzadan önce madde madde konuşabiliriz.
0540 022 64 22 numarasından arayabilir, taslağı WhatsApp’tan iletebilir ya da iletişim formumuzu kullanabilirsiniz.