Bir ajansa “kurumsal bir site istiyoruz, fiyat alabilir miyiz?” diye yazdığınızda genellikle iki üç soruyla dönüş alırsınız. Bu sorular, aslında sizin hazırlamanız gereken brifin eksik kısımlarıdır. Brif, ajansın işi doğru anlaması için verdiğiniz kısa proje tanımıdır ve iyi bir brif, teklif kalitesini, fiyat doğruluğunu ve proje hızını belirler.
Uzun bir doküman yazmanız gerekmez. Bir iki sayfa yeterli. Bu yazıda brifte olması gereken başlıkları ve her birinde ne yazacağınızı anlatıyoruz. Teklifleri okurken işinize yarayacak sorular için web sitesi teklifi okurken sorulacak sorular yazımıza da bakabilirsiniz.
1. İşletme hakkında kısa tanıtım
İşletmenin adı, ne yaptığı, kaç yıldır çalıştığı, nerede hizmet verdiği ve ekip büyüklüğü. Üç dört cümle yeter. Ayrıca işletmeyi rakiplerinden ayıran şeyi yazın: fiyat mı, hız mı, uzmanlık mı, yaklaşım mı? Bu, ajansın tasarımda neyi öne çıkaracağını belirler.
2. Siteden beklenen sonuç
En önemli başlık. Site ne yapmalı: telefon aramaları getirmek, randevu almak, ürün satmak, marka güveni vermek, kurumsal bir vitrin olmak? Öncelik sırasını yazın. Örneğin: “Birinci hedef randevu formu, ikinci hedef telefon, üçüncü hedef kurumsal güven.” Bu sıralama tasarım kararlarını yönlendirir. Ölçmek istediğiniz sonuçları da belirtin: form sayısı, arama sayısı gibi.
3. Hedef kitle
Siteyi kim kullanacak? Yaş, ilgi, konum, ihtiyaç, karar süreci. “Herkes” cevabı işe yaramaz. Örneğin “İstanbul Anadolu Yakası’nda 30-50 yaş arası, çocuğuna kreş arayan veliler” çok daha işe yarar. Farklı ziyaretçi tipleri varsa (örneğin hem bireysel hem kurumsal müşteri) ayrı ayrı yazın. Ziyaretçinin siteye gelmeden önceki sorularını ve çekincelerini de ekleyin.
4. Sayfa ve içerik listesi
Hangi sayfaları düşünüyorsunuz? Ana sayfa, hizmetler (her biri ayrı mı), hakkımızda, referanslar, blog, iletişim, sık sorulan sorular? Kesin olmak zorunda değilsiniz; ajans da önerecektir. Ama bir başlangıç listesi, kapsamı anlamayı kolaylaştırır. Yapı konusunda hizmetler tek sayfada mı ayrı sayfalarda mı yazısına bakabilirsiniz.
İçeriğin durumunu da yazın: metinler hazır mı, fotoğraflar var mı, logo ve marka rehberi mevcut mu? Hazır olmayanlar için destek beklentinizi belirtin: metin yazımı, çekim, logo. Bu, fiyatı doğrudan etkiler.
5. İşlevsel gereksinimler
Sitede olması gereken özel işlevler: iletişim formu, randevu sistemi, online ödeme, çok dillilik, üyelik alanı, blog, arama, harita, canlı destek, envanter yönetimi. Bunları “olmazsa olmaz” ve “olsa iyi olur” olarak ayırın. Ayrıca hangi harici sistemlerle bağlantı kurulacağını yazın: mevcut bir randevu programı, muhasebe sistemi, e-posta aracı gibi. E-ticaret gibi karmaşık projelerde altyapı kararı büyük önem taşır; e-ticaret altyapısı seçimi yazısına bakın.
6. Beğendiğiniz ve beğenmediğiniz örnekler
Üç beş site örneği verin ve her biri için neyi beğendiğinizi yazın: renk, düzen, sadelik, hız, fotoğraf kullanımı? Beğenmediğiniz bir örnek de en az beğendiğiniz kadar bilgilendirici. Rakip siteleri de ekleyin; ajans farklılaşma alanını görsün. Birebir kopya istemek yerine, “bu hisse yakın” demek daha verimli.
7. Görsel kimlik ve marka
Mevcut logonuz, renkleriniz, yazı tipleriniz var mı? Marka rehberi varsa paylaşın. Yoksa mevcut kartvizit, tabela ve sosyal medya görsellerini gösterin. Marka kimliği yenilenecekse bunu belirtin; site ile logo çalışması birlikte yapılabilir. Logo ve kimlik için ayrıca destek verebiliyoruz; ama bunu baştan konuşmak takvimi etkiler.
8. Takvim beklentisi
Sitenin ne zaman yayında olması gerekiyor? Belirli bir tarih (açılış, kampanya, sezon başlangıcı) varsa yazın. Gerçekçi bir takvim için kurumsal web sitesi ne kadar sürede tamamlanır yazısına göz atın. Takvimi sizin tarafınızın hazırlıkları (içerik, onay) da etkiler; bunu dürüstçe değerlendirin.
9. Bütçe çerçevesi
Bütçenizi söylemekten çekinmeyin. Bir aralık ya da üst sınır, ajansın size uygun bir çözüm önermesini sağlar; bütçeyi saklamak çoğu zaman gereksiz gidip gelmeye yol açar. Ayrıca yalnızca yapım değil, ilk yıl için hosting, bakım ve tanıtım bütçesini de düşünün. Kalemleri görmek için ilk yıl bütçe hesabı yazısına bakın. Bütçe belirsizse, önceliklerinizi yazın; ajans buna göre kademeli öneriler sunabilir.
10. Karar süreci ve iletişim
Projede kim karar verecek? Geri bildirim kimden gelecek? İletişim hangi kanaldan yürüyecek (e-posta, WhatsApp, toplantı)? Bu bilgi, sürecin hızını ve düzenini belirler. Mevcut site varsa erişim bilgilerini ve alan adı ile hosting durumunu da yazın; kimin adına açılmalı konusuna dikkat edin.
Örnek bir brif iskeleti
Kısa bir örnek: “Kadıköy’de 8 yıldır çalışan bir pilates stüdyosuyuz. Sitemizden amacımız deneme dersi randevusu toplamak. Hedef kitlemiz 25-45 yaş arası çalışan kadınlar. Sayfalar: ana sayfa, dersler, eğitmenler, fiyatlar, iletişim. Metinler hazır, fotoğraf çekimi gerekiyor. Online randevu için mevcut takvim aracımızla bağlantı istiyoruz. Beğendiğimiz iki örnek ekte. Bütçemiz şu aralıkta, yayın hedefimiz iki ay içinde.” Bu birkaç cümle bile bir ajansın anlamlı bir teklif hazırlaması için çoğu zaman yeter.
Brif yazarken sık yapılan hatalar
Aşırı genel yazmak (“modern ve şık”), çok uzun ve dağınık yazmak, beklentiyi saklamak, bütçeyi gizlemek ve içeriğin durumunu belirtmemek. Bir de brifi ajansa verip bir daha değiştirmemek: proje ilerlerken yeni bilgiler çıkar; kapsam değişince fiyat ve takvim de değişir. Değişiklikleri yazılı ve zamanında iletin.
Brif teklif kalitesini nasıl değiştirir?
Net bir brif alan ajans, teklifte kalemleri doğru yazabilir; belirsiz brif alan ajans ise ya fazladan pay bırakır ya da eksik kapsam varsayar. İki durumda da sonradan sürpriz çıkar. Brifi ayrıntılı tutmak, ajansın sizin işinizi anladığını gösteren sorular sormasını da sağlar. Bu sorular size de fikir verir: hangi sorulara cevap veremiyorsunuz? O noktalar projenin risk alanlarıdır. Cevaplamakta zorlandığınız her soru, brifi zenginleştirecek bir eksik demektir.
Brifi canlı bir belge gibi tutun
Proje ilerledikçe yeni kararlar çıkar. Brifi güncellemek ve her değişikliği tarihiyle not etmek, kapsamın izini sürmeyi kolaylaştırır. Ajansla paylaşılan tek bir belge (ortak doküman) üzerinden ilerlemek, dağınık e-posta zincirlerinden çok daha düzenli olur. Değişikliğin süre ve maliyete etkisini de o belgede görünür yapın. Böylece proje sonunda “ne kararlaştırıldı” tartışması yaşanmaz.
Sık gelen sorular
Brif yazamıyorsam ne yapmalıyım? Ajansla bir keşif görüşmesi yapın; sorular sorarak brifi birlikte çıkarabilirsiniz.
Brif kaç sayfa olmalı? Bir iki sayfa yeterli; önemli olan netlik.
Brifi birkaç ajansa aynı anda verebilir miyim? Evet; aynı brifle teklifler almak karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Brifinizi birlikte oluşturmak isterseniz iletişim sayfasından yazın ya da 0540 022 64 22 numarasına WhatsApp’tan ulaşın. Çalışma yaklaşımımız web tasarım sayfasında anlatılıyor.