Prodüksiyon takvimi ile yayın takvimini ayırmak, sosyal medya ekiplerinin en çok işine yarayan düzenlemelerden biri. Prodüksiyon çekim, kurgu, tasarım ve metin yazımını kapsar. Yayın ise bunların hangi gün, hangi saatte, hangi kanalda çıkacağını belirler. İkisini aynı güne bağlarsanız tek bir aksama bütün haftayı bozar. Ayırırsanız aksama üretim tarafında kalır, yayın düzenli devam eder.
İki ayrı ritim, iki ayrı tablo
Çekim günü gerçek bir iştir: ışık kurulur, ürünler hazırlanır, insanlar kameraya çıkar. Bunun takvimi dışarıdaki koşullara bağlı, hava, mekân, ekip müsaitliği gibi. Yayın takvimi ise tam tersine sabit bir ritim ister. Takipçi sizi salı, perşembe ve cumartesi bulacağını öğrenirse o günlere alışır.
Bu yüzden tabloda iki ayrı sayfa açıyoruz. Birinde üretim işleri var: ne zaman çekilecek, kim tasarlayacak, ne zaman onaya gidecek. Diğerinde yalnızca yayın düzeni: gün, saat, kanal, hazır olan içerik. Üretim sayfasındaki bir iş gecikirse yayın sayfasına dokunmadan arşivden bir içerik kaydırıyoruz.
Toplu çekim, dağınık yayın
Her içerik için ayrı çekim günü planlamak pahalı ve yorucu. Bunun yerine ayda bir ya da iki gün, önceden hazırlanmış bir çekim listesiyle yoğun çalışmak çok daha verimli. Bir restoranda bir öğleden sonra yirmi tabak, mutfak anları ve birkaç ekip portresi çekilebilir. Bu malzeme sonraki dört haftaya yayılır. Kısa. Ama yeter.
Toplu çekimde işi kolaylaştıran şey çekim listesidir. Sütunlara göre kurun. Hangi sütun için kaç dikey video, kaç yatay fotoğraf lazım, önceden yazın. Çekimden dönünce “elimizde karusel için malzeme yok” sürprizi yaşamazsınız. Çekim işini profesyonel çekim hizmetimizde bu mantıkla yürütüyoruz.
Onay süreci üretimin bir parçasıdır
İçerik müşteriden ya da yönetimden onay alıyorsa, onayın süresi üretim tablosunda görünmeli. “Yayın günü akşamı onaya gönderelim” diye düşünen ekip, yanıt gelmediğinde ya geç yayınlar ya hiç yayınlamaz. Biz onayı yayından en az iki gün önce istiyoruz. Onay gelmezse yayın sayfasındaki yerine arşivden bir içerik giriyor.
Revizyon turlarını da hesaba katın. Bir gönderide yazı değişikliği tasarımı da etkiliyorsa, bir tur bile yarım gün alabilir. Üretim sayfasına her içerik için “revizyon payı” olarak bir gün ekleyin.
Arşiv, esnekliğin anahtarı
Çekimlerden artan ama kaliteli içerikler bir klasörde, sütunlara göre ayrılmış halde dursun. İsimlendirmeyi basit tutun: tarih, sütun, kısa konu. Boş bir yayın yuvasıyla karşılaştığınızda ya da gündemde işinize yarayacak bir olay çıktığında sıfırdan üretmek yerine arşive bakarsınız.
Arşivin bir kuralı daha olsun: her ay sonunda bir kez kullanılmamış içerikleri gözden geçirin. Mevsimi geçenleri silin, zamandan bağımsız olanları işaretleyin. Bu işi yapmayan arşiv iki ay sonra karmaşık bir çöplüğe dönüşüyor.
Bir haftanın nasıl göründüğü
Pazartesi üretim. Tasarımcı karuselleri bitirir, metin yazarı altyazıları teslim eder. Salı onay günü: hazırlanan her şey müşteriye ya da yönetime gider ve geri dönüş beklenir. Çarşamba ve perşembe yayın kanallarına zamanlama yapılır; Meta Business Suite’te gönderiler ileri tarihe kurulduğu için bunu bir kez yapıp unutabilirsiniz, ancak yorumlara bakmak için yayın saatlerinde birinin ekran başında olması gerekir. Cuma da haftanın raporuna ve gelecek haftanın çekim listesine ayrılır.
Bu düzen her işletmeye aynen oturmaz. Yine de üretim, onay ve yayının aynı gün içinde birbirine karışmadığı bir hafta kurmak mümkündür ve ekibin hissettiği rahatlık hemen fark edilir.
Ekipte roller
Üretim ve yayın ayrılınca iş bölümü de kendiliğinden netleşir. Bir kişi çekim ve kurguyla ilgilenir, bir başkası yayın düzenini ve yorumları yönetir. Küçük ekiplerde bu iki işi tek kişi yapıyor olabilir, yine de iki ayrı gün ayırmak iyi bir fikir. Salı günü yalnızca üretim, perşembe günü yalnızca yayın ve topluluk yönetimi gibi.
Gecikme olduğunda ne yapılır?
Düzenin asıl sınavı, bir şey ters gittiğinde ortaya çıkıyor. Diyelim ki çekim günü ekipten biri hasta oldu. Ayrık takvimde yayın sayfası etkilenmez. Arşivden iki içerik yerleşir, çekim bir hafta ileri alınır ve üretim sayfasında bu not düşülür. Birleşik takvimde ise aynı gün hem çekim hem yayın çöker.
Bir başka durum: müşteri onayı üç gün geç geldi. Yine arşive dönersiniz. Ama aynı geciken içeriği yayın sayfasında ertelenmiş olarak işaretleyin, aksi halde kimse hatırlamaz. İki hafta sonra “o gönderi ne oldu” sorusu çıkar. Onaylanmış içerik arşivde bekliyorsa bir sonraki boş yuvaya alın.
Ne zaman ayırmak işe yaramaz?
Her durumda toplu çekim doğru değil. Güncel haber niteliğinde içerik, anlık kampanya duyurusu ya da bir etkinlikten canlı paylaşım toplu çekime uymaz. Bunlar için yayın takviminde baştan “anlık” yuva açın. Haftada bir tane yeter. Geri kalan her şey toplu üretimden gelir.
Küçük işletmelerde bir başka zorluk çıkıyor: çekim için ayrılan gün işletmenin en yoğun günü olabilir. Kafede cumartesi öğleden sonra çekim yapmak mümkün değil. Salı sabahı sakin saatleri seçin. Ürünün ya da mekânın en iyi göründüğü saati de unutmayın; doğal ışıkla çalışacaksanız pencere kenarındaki saatler değerlidir.
Kısa bir uygulama sırası
- Bu ayın yayın takvimini üretimden bağımsız olarak yazın.
- Kaç içeriğe ihtiyacınız olduğunu sayın, çekim listesini ona göre çıkarın.
- Çekim gününü yayın başlangıcından en az bir hafta öne koyun.
- Onay tarihini yayından iki gün önceye sabitleyin.
- Arşive en az bir haftalık yedek içerik ayırın.
Kendi işletmenizde bu düzeni kurmak için sosyal medya yönetimi sayfamıza bakabilir, ekibimizle konuşmak için iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.