Bir reklam ajansıyla çalışmaya başlarken en az konuşulan ama sonradan en çok sorun çıkaran konu, reklam hesabının kimin adına açıldığıdır. Başlangıçta önemsiz görünür: “Siz halledin” denir, ajans hesabı açar, reklamlar yayına girer. Aylar sonra ajansla yollar ayrıldığında ise işletme sahibi şunu fark eder: reklam hesabı, geçmiş veriler, hedef kitle listeleri, hatta bazen Instagram sayfasının yönetimi bile ajansın elindedir.
İstanbul’da bu hikâyeyi yaşayan çok sayıda işletme var. Bu yazıda reklam hesabının neden sizin adınıza açılması gerektiğini, doğru kurulumun nasıl yapıldığını, ajansın hangi yetkilere sahip olması gerektiğini ve hesap zaten ajansın adına açılmışsa ne yapabileceğinizi anlatıyoruz. Platformların menü ayrıntılarına girmeden, iş sahibinin bilmesi gereken çerçeveyi çiziyoruz.
Reklam hesabı neleri içerir?
Reklam hesabı yalnızca reklamların yayınlandığı bir panel değildir. İçinde işletmeniz için zamanla değer kazanan varlıklar birikir.
Geçmiş kampanya verileri, hangi reklamın, hangi kitleye, hangi dönemde, ne sonuç verdiğini gösterir. Bu veri, gelecekteki kampanyaların temelidir. Hedef kitle listeleri, web sitenizi ziyaret edenler, videolarınızı izleyenler, müşteri listeniz gibi kitleleri içerir ve yeniden hedefleme için kullanılır. Piksel ve dönüşüm ayarları, web sitenizdeki müşteri davranışlarını ölçer ve platformun kime reklam göstereceğini öğrenmesini sağlar. Ödeme geçmişi ve faturalar ise muhasebe açısından önemlidir.
Bu varlıkların hepsi zamanla birikir ve birikmiş hâlleri, yeni açılan boş bir hesaptan çok daha değerlidir. Hesap ajansın elindeyse, bu değer de ajansın elindedir.
Doğru kurulum: sahip siz, yönetici ajans
Doğru düzen basittir: reklam hesabı sizin işletme hesabınız altında, sizin e-posta adresinizle ve sizin ödeme yönteminizle açılır. Ajans bu hesaba yetkili kullanıcı olarak eklenir. Ajans reklamları kurar, yönetir, raporlar; ama hesabın sahibi sizsiniz.
Bu düzende ajansla yollarınızı ayırdığınızda yapmanız gereken tek şey, ajansın erişimini kaldırmaktır. Hesap, veriler, kitleler ve ayarlar sizde kalır. Yeni bir ajansla çalışmaya başladığınızda, yeni ajans aynı hesaba eklenir ve geçmiş verilerden yararlanarak işe başlar.
Meta tarafında bu, işletme hesabınızın (Business Manager) sahibi olmanız ve ajansın iş ortağı olarak eklenmesi anlamına gelir. Google tarafında ise reklam hesabının sizin Google hesabınızla açılması ve ajansın yönetici hesabı üzerinden bağlanması şeklinde olur. Her iki platformda da yöntem farklı olsa da mantık aynıdır.
Sadece reklam hesabı değil
Hesap sahipliği konusu reklam hesabıyla sınırlı değildir. Aynı mantık şu varlıklar için de geçerlidir: Instagram ve Facebook sayfaları, Google İşletme Profili, web sitesinin alan adı ve hosting hesabı, Google Analytics ve Search Console, YouTube kanalı, e-posta pazarlama listeleri. Bunların hepsi sizin adınıza olmalı, ajans yalnızca yetkili kullanıcı olmalıdır.
Özellikle alan adı konusunda dikkatli olun. Web sitenizin alan adı ajansın adına kayıtlıysa, ajansla ayrıldığınızda sitenizin adresini kaybetme riskiyle karşılaşabilirsiniz. Aniba Digital’in İstanbul web tasarım projelerinde alan adı müşteri adına kaydediliyor; hangi ajansla çalışırsanız çalışın bunu isteyin.
Neden bazı ajanslar hesabı kendi adına açar?
Her ajansın bunu kötü niyetle yaptığını söylemek haksızlık olur. Bazı ajanslar pratiklik için, bazıları ödeme kolaylığı için, bazıları ise alışkanlıktan dolayı hesapları kendi altında açar. Ama niyet ne olursa olsun, sonuç işletme açısından aynı risktir.
Bazı ajanslar ise hesap sahipliğini bilinçli olarak elinde tutar, çünkü bu müşterinin ajanstan ayrılmasını zorlaştırır. Hesabı geri istediğinizde “bu hesap bizim, verileri veremeyiz” cevabıyla karşılaşabilirsiniz. Bu durum, özellikle reklam geçmişi uzun olan işletmeler için ciddi bir kayıptır.
Ajansa hangi yetki verilmeli?
Ajansa verilen yetki, işini yapmasına yetecek kadar olmalı, fazlası değil. Reklam hesabında kampanya oluşturma, düzenleme ve raporlama yetkisi yeterlidir. Ödeme yöntemini değiştirme, hesabı silme ya da başka kullanıcıları yönetme yetkisi sizde kalmalıdır.
Sosyal medya sayfalarında ise ajansın içerik paylaşma ve reklam verme yetkisine ihtiyacı olabilir, ama sayfanın tam yöneticisi siz olmalısınız. Birden fazla tam yönetici olması durumunda, en az bir tam yöneticinin işletme sahibi olduğundan emin olun.
Şifre paylaşımından kesinlikle kaçının. Ajansa kendi hesabınızın şifresini vermek yerine, platformların kullanıcı ekleme özelliğini kullanın. Şifre paylaşımı hem güvenlik riski yaratır hem de ayrılık anında erişimi kontrol etmeyi zorlaştırır.
Hesap zaten ajansın adına açılmışsa ne yapmalı?
Bu durumdaysanız panik yapmayın, ama ertelemeyin de. İlk adım, ajansla açıkça konuşmaktır. Hesabın sahipliğini size devretmelerini ya da sizin adınıza yeni bir hesap açıp kampanyaları oraya taşımalarını isteyin. Birçok ajans bu isteği sorunsuz kabul eder.
Bazı platformlarda reklam hesabının sahipliğini doğrudan devretmek mümkün değildir. Bu durumda sizin adınıza yeni bir hesap açılır ve kampanyalar, hedef kitleler ve ayarlar mümkün olduğunca taşınır. Geçmiş kampanya verileri tamamen taşınamasa bile, raporlar dışa aktarılıp saklanabilir. Piksel gibi ölçüm araçları ise yeniden kurulabilir.
Sosyal medya sayfaları ve Google İşletme Profili gibi varlıklarda ise genellikle yönetici değişikliği mümkündür. Önce sizi tam yönetici olarak ekletin, sonra ajansın yetkisini sınırlayın.
Ajans iş birliği yapmıyorsa, platformların destek süreçleri üzerinden işletme sahipliğini kanıtlayarak hesabı geri talep etmek mümkün olabilir, ama bu süreç uzun ve zahmetlidir. Bu yüzden en iyi çözüm, baştan doğru kurulum yapmaktır.
Çalışan ayrıldığında da aynı risk var
Hesap sahipliği yalnızca ajanslarla ilgili bir konu değildir. İstanbul’daki birçok işletmede reklam hesabı ya da Instagram sayfası, bir zamanlar bu işlerle ilgilenen bir çalışanın kişisel e-postasıyla açılmıştır. O çalışan işten ayrıldığında, hesaba erişim de onunla birlikte gider. Bu yüzden işletmenin bütün dijital hesapları için ortak bir işletme e-postası kullanmak ve bu e-postanın şifresini işletme sahibinin kontrolünde tutmak iyi bir alışkanlıktır. Ayrıca her hesapta en az iki tam yönetici bulunması, birine ulaşılamadığında diğerinin devreye girmesini sağlar. Hesapların hangi e-postayla açıldığını, kimlerin yönetici olduğunu gösteren tek sayfalık bir liste tutmak, hem ajans değişikliklerinde hem de personel değişikliklerinde işinizi kolaylaştırır.
İlk görüşmede sorulacak üç soru
Bir reklam ajansıyla ilk görüşmede şu üç soruyu sorun. Reklam hesabı kimin adına açılacak? Sosyal medya sayfaları ve alan adı kimin adına kayıtlı olacak? Ayrılırsak hangi varlıklar bizde kalacak? Bu sorulara net ve olumlu cevap veremeyen bir ajansla çalışmaya başlamadan önce iki kez düşünün.
Reklam yönetimi yaklaşımımızı İstanbul Meta reklam yönetimi ve İstanbul Google reklamları sayfalarımızda anlattık. Bizim düzenimizde bütün hesaplar müşteri adına açılır; ajans yalnızca yetkili kullanıcı olarak eklenir.
Hesaplarınızı birlikte kontrol edelim
Reklam hesabınızın, sayfalarınızın ya da alan adınızın kimin adına kayıtlı olduğundan emin değilseniz, birlikte kontrol edebiliriz. Bu kontrol genellikle yarım saat sürer ve sizi ileride büyük bir sorundan kurtarabilir. 0540 022 64 22 numarasından arayın, durumunuzu WhatsApp’tan yazın ya da iletişim sayfamızdan randevu isteyin. Şu an başka bir ajansla çalışıyor olsanız bile yardımcı oluruz.