Ajanslarla ilişkiler genelde iyi başlar ve çoğu zaman iyi biter. Ama bitmediği durumlar da olur ve orada ortaya çıkan sorun sıralama ya da fiyat değil, sahiplik sorusudur: “Bu site kimin, bu hesap kimin, bu içerik kimin?” Bu soru sözleşmede cevaplanmadıysa, ayrılık günü hem zaman hem güven kaybı yaşarsınız. Şimdi bu konuyu ilişkinin başındayken düşünelim.
En sık yaşanan üç sahiplik sorunu
Hesap açık kalıyor. Analitik ve Search Console hesabı ajansın kendi e-posta adresiyle açılmış. Ayrılınca yıllarca birikmiş veri o hesapta kalıyor ve erişim gecikiyor. Bu, bir işletme için ciddi bir kayıp; çünkü geçmiş performansı gösteren en önemli kayıt budur.
İçeriklerin hakkı belirsiz. Yazılan makaleler, hazırlanan görseller ve düzenlenen sayfalar için ödeme yapılmış ama telif devri yazılmamış. Ajans “bizim hazırladığımız içerik” diyebilir. Genelde bu sorun kötü niyetten değil, sözleşmenin sessizliğinden çıkar.
Site yönetimi ajansa bağlı. Site ajansın sunucusunda, ajansın kullanıcı adıyla yönetiliyor. Ayrılırken siteyi taşımak zor ve zaman alıcı hale geliyor.
Baştan yapılacak düzenleme
Çözüm çok basit: hesapları siz açın, ajansı kullanıcı olarak ekleyin. Alan adı sizin adınıza kayıtlı olsun. Hosting hesabının sahibi siz olun. Analitik, Search Console, Google işletme profili, sosyal hesaplar, hepsi için yönetici yetkisi sizde dursun. Ajansın kullanıcısını istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz; böylece hiçbir şey ajansın iyi niyetine bağlı kalmaz.
Bu konuya girişte bazı ajanslar rahatsız olabilir; ama düzgün çalışan bir ekip için bu, standart bir uygulamadır. Tepki şüphe uyandırıyorsa, bunu ilk uyarı olarak alın.
Sözleşmede yazılması gereken cümleler
Kavramsal olarak şunlar bulunmalı: tüm hesap ve içeriklerin müşteriye ait olduğu, ajansın yalnızca hizmet süresince yetkili kullanıcı olduğu, ilişki sona erdiğinde tüm erişimlerin belirli bir sürede teslim ya da kapatılacağı, tamamlanmış işlerin dokümantasyonunun verileceği. Hukuki dil için bir avukata danışın; ama içerik olarak bu maddeleri talep etmek sizin hakkınız.
Ayrıca sözleşme süresi bitmeden ayrılırsanız ne olacağını da bilin: kalan aylar tam ödenecek mi, yoksa yapılan işe göre mi hesaplanacak? Bu cevap yazılıysa sonradan tartışma azalır.
Ayrılış günü listesi
İlişkiyi sonlandırıyorsanız şu adımları izleyin:
- Tüm hesaplarda yönetici yetkisinin sizde olduğunu doğrulayın.
- Ajansın kullanıcılarını kaldırmadan önce son raporları ve dışa aktarılabilir verileri isteyin.
- Yapılan işlerin listesini (değiştirilen sayfalar, yönlendirmeler, yayımlanan içerikler) yazılı alın.
- Şifreleri değiştirin.
- Yeni ekibe geçiş için kısa bir devir toplantısı yapın.
Geçişte pratik ipuçları için SEO ajansı değiştirirken geçiş planı yazısına bakabilirsiniz.
Kötü niyet gerekmez, sadece belirsizlik yeter
Buradaki amaç ajansları suçlamak değil. Çoğu anlaşmazlık, yazılı olmayan varsayımlardan doğar. Ajans “biz her zaman böyle yapıyoruz” der, müşteri “ben öyle anlamadım” der. İkisi de samimidir, çözüm ise kâğıtta yoktur. Yazılı düzen, ilişkinin iyi olduğu dönemde yapıldığında kimseyi rahatsız etmez; kötü olduğu dönemde yapılınca ise zordur.
Devir belgesi ve bilgi aktarımı
Ayrılırken en değerli şeylerden biri, yapılan işin yazılı özetidir. Hangi sayfalar değiştirildi, hangi yönlendirmeler kuruldu, hangi anahtar konular hedeflendi, hangi içerikler yayımlandı, hangi işler yarım kaldı? Bu bilgi olmadan yeni ekip sıfırdan tahmin yürütür ve bazen eski işleri bozar. Sözleşmede bir devir belgesi hazırlama yükümlülüğü olması ilişkiyi rahatlatır; ajans için de düzenli çalışmasının kanıtıdır.
Devir sırasında yeni ekiple eski ekibin kısa bir toplantı yapması da iyi bir pratiktir. Özellikle teknik konularda (yönlendirmeler, özel ayarlar) doğrudan konuşmak zaman kazandırır.
Bağlantı çalışmalarının izi
Ayrılık sırasında çoğu zaman gözden kaçan bir konu da, ajansın sizin adınıza kurduğu bağlantılar ve üçüncü taraf hesaplardır: dizinler, profil sayfaları, iş ortaklığı kayıtları. Bunların listesi ve hesap bilgileri teslim edilmeli. Aksi halde bu bağlantılar sahipsiz kalır ya da yönetilemez. Ajansın işi hangi kaynaklarda yaptığını sözleşme sırasında sormak, kalite hakkında da fikir verir.
Ajans tarafında da aynı şey geçerli
Karşı tarafın da korunması gerekir: ödenmemiş faturalar, erişim taleplerinin makul süre içinde cevaplanması, yapılan iş için gerçek bir ödeme. Sağlıklı bir sözleşme iki tarafı da korur. Sizin ilk soracağınız soru: “İlişkinin sonunda her şey nasıl teslim edilecek?” İyi bir ekip bu sorunun cevabını hemen verir.
Sık karşılaşılan üç senaryo
Ajans erişimi geç veriyor. Ayrılık kararından sonra hesap devri yavaşlayabilir. Önceden kurulmuş yönetici yetkisi varsa bu sorun zaten yaşanmaz. Yoksa yazılı talep gönderin, makul bir süre belirleyin ve sözleşmedeki maddeye dayanın.
İçerik kimin, tartışması çıkıyor. Yazılı telif devri yoksa, ödediğiniz içeriği kullanmaya devam etmek için ajansla yeni bir anlaşma yapmanız gerekebilir. Bu sebeple içerik ödemesini yapmadan önce kullanım haklarını sözleşmeye eklemek en güvenli yoldur.
Site ajansın hostinginde. Taşıma için ajansın dosya ve veritabanı yedeğini teslim etmesi gerekir. Bunu ilk günden hosting sahipliğini kendinize alarak önleyebilirsiniz.
Bu senaryoların hiçbiri kaçınılmaz değildir; hepsi başlangıçta alınan küçük tedbirlerle önlenir. Bu yüzden ilk toplantıda “hesapları ben açıyorum, sizi yetkili ekliyorum” demek, ilişkiyi hiç bozmaz; aksine profesyonel bir başlangıçtır.
İlişki iyiyken konuşulacak son üç şey
Birincisi, yedekleme. Sitenin ve içeriklerin düzenli yedeğinin kimde tutulduğunu bilin. İkincisi, dokümantasyon. Yapılan işlerin bir kayıtta tutulması, hem ajans hem siz için fayda sağlar. Üçüncüsü, kişi bağımlılığı. Ajansta işi yürüten kişi ayrılırsa ne olacağı, yerine kimin geçeceği ve bilgi aktarımının nasıl yapılacağı konuşulmalı. Bunlar ayrılık için değil, ilişkinin sağlıklı yürümesi için sorulan sorulardır; ve bu soruları soran müşteri, çoğu ekip için çalışması kolay müşteridir.
Ödeme ve fesih arasındaki denge
Fesih sırasında en çok tartışılan konulardan biri ödemedir. Kalan aylar için tam bedel mi istenecek, yoksa yapılmış işin bedeli mi? Bu, sözleşmede yazılıysa tartışma çıkmaz. Makul bir düzen, fesih bildirimi süresi boyunca hizmetin sürmesi ve o dönemin ödenmesi, sonrasında ise devir belgesinin teslimidir. Ayrıca fesih sonrası ajansın sizin adınıza yayımlanmış içerikleri kaldırıp kaldıramayacağı ya da hangi hesaplarda yetkisinin kalacağı da açıklığa kavuşmalıdır. Bunlar küçük detaylar gibi görünür ama ayrılık günü büyük fark yaratır.
Somut bir başlangıç
Bugün elinizde hesapları kontrol edin. Analitik hesabının sahibi kim? Search Console’da doğrulanmış sahipler kimler? Alan adı kimin adına kayıtlı? Bu üç sorunun cevabı sizsiniz değilse, ilk iş bunu düzeltmek. SEO ekibimizle çalışırken hesaplar sizin adınıza açılır; başka bir ekiple çalışıyorsanız bile bu kontrolü yapmanızda yardımcı olabiliriz. İletişim sayfasından ya da 0540 022 64 22 numarasından WhatsApp’la yazabilirsiniz.