Bir ajansla çalışmaya karar verdiniz. Görüşmeler iyi geçti, ekip sempatik, teklif makul. İmza aşamasında sözleşme önünüze geliyor: birkaç sayfa, çoğu standart ifade. Çoğu işletme sahibi hızla göz gezdirip imzalıyor. Sorun, ilişki iyi giderken sözleşmenin hiç önemli olmaması, kötü giderken ise her şey olması. Bu yazı hukuki bir metin değil; kontrol edilmesi gereken başlıkların bir listesi. Sözleşmenin son hali için bir avukata danışmanız iyi olur.
1. Kapsam: neyin dahil olduğu net mi?
En sık uyuşmazlık, kapsamdan çıkar. Sözleşmede şunlar sayılarla ve türleriyle yazılı olmalı: aylık gönderi sayısı, reels sayısı, hikâye sayısı, çekim günü sayısı, tasarım revizyon hakkı, yorum ve mesaj yönetimi, reklam yönetimi dahil mi değil mi, raporlama sıklığı. “Düzenli paylaşım” gibi belirsiz ifadeler tartışma yaratır. Ayrıca kapsam dışında kalan işler ve ek ücret koşulları da yazılı olsun. Kapsam netliği, hem beklentiyi hem faturayı korur.
2. Hesap sahipliği ve erişim
Hesaplar sizin adınıza, sizin e-postanızla ve sizin kontrolünüzde açılmalı. Ajans yönetici ya da düzenleyici olarak eklenmeli. Sözleşmede şunlar yazsın: hesabın sahibi kim, ajansa hangi erişim veriliyor, sözleşme bittiğinde erişim nasıl kapatılıyor. Ajansın açtığı ve sahibi olduğu bir hesabı devretmemesi, işletmeler için ciddi bir risktir. Bu madde en kritik maddelerden biri.
3. İçerik ve fikri haklar
Ajansın ürettiği fotoğraf, video, tasarım ve metinlerin hakları kimde? Sözleşme bittiğinde bu içerikleri kullanabilecek misiniz? Ham dosyalar (kaynak dosyalar, ham video) size teslim edilecek mi? Bazı ajanslar telif haklarını kendinde tutar ve yalnızca kullanım izni verir. Bu, sözleşme bittiğinde içeriği kullanamamak anlamına gelebilir. Kullanım süresi, kapsamı ve platformları yazılı olsun. Üçüncü taraf materyal (stok görsel, müzik, yazı tipi) kullanımı için lisans koşulları da belirtilsin.
4. Onay süreci ve sorumluluk
Paylaşımların yayından önce nasıl onaylandığı yazılı olsun: kim onaylar, ne kadar sürede dönüş beklenir, onay gelmezse ne olur, acil içerikte kim yetkilidir. Ayrıca yayımlanan bir hatanın sorumluluğunun kimde olduğu, düzeltme süreci ve olası zararın nasıl ele alınacağı da belirlenmeli. Detaylı bir yaklaşım için sosyal medya içerik onay süreci nasıl kurulur yazısına bakabilirsiniz.
5. Raporlama ve hedefler
Hangi göstergelerin, ne sıklıkla, hangi biçimde raporlanacağı yazılı olsun. Hedef koymak istiyorsanız, ölçülebilir ve gerçekçi hedefler belirleyin; ama hiçbir ajansın belirli bir satış ya da takipçi sayısı garanti edemeyeceğini bilin. “Garanti edilen sonuç” vaadi içeren bir sözleşme, sorunlu bir işaret. Rapor içeriği için aylık sosyal medya raporu nelerden oluşmalı yazısına göz atın.
6. Ücret, ödeme ve ek maliyetler
Aylık ücretin neyi kapsadığını, ödeme tarihlerini, KDV ve diğer vergilerin durumunu, ek ücrete tabi işleri yazın. Reklam bütçesi ajans ücretinden ayrı mı, kim öder, reklam hesabı kimin adına? Reklam harcamasının doğrudan reklam hesabından mı yoksa ajans üzerinden mi yapılacağı önemlidir; şeffaflık için doğrudan sizin hesabınızdan yapılması genellikle daha güvenli. Fiyat artışı, gecikme faizi gibi koşullar da açık olsun. Genel fiyat mantığı için fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz.
7. Süre, yenileme ve fesih
Sözleşme süresi ne kadar, otomatik yenileniyor mu, fesih için ne kadar önceden bildirim gerekiyor, hangi durumlarda tazminat ya da cezai şart var? Kısa süreli bir deneme dönemi mümkünse tercih edin: örneğin üç aylık başlangıç. Böylece işbirliğinin işe yarayıp yaramadığını görmeden uzun bir taahhüde girmezsiniz. Fesih halinde içerik ve hesap devri, devam eden işlerin durumu, kalan ödemeler de yazılı olsun.
8. Gizlilik ve kişisel veriler
Ajans işletmenin müşteri bilgileri, iş sırları ve hesap bilgilerine erişebilir. Gizlilik yükümlülüğü sözleşmede yer almalı. Kişisel verilerin korunması mevzuatı kapsamında, verilerin nasıl işleneceği, saklanacağı ve sözleşme bitince ne olacağı belirtilmeli. Bu alanda hukuki destek almak önemlidir.
9. Kriz ve acil durum ilişkisi
Bir kriz halinde ajansın ulaşılabilirliği, yetkisi ve sorumluluğu belirlenmeli: hafta sonu ve gece ulaşılabilirlik, yorum silme ya da paylaşımı kaldırma yetkisi, iletişim zinciri. Kriz planı için sosyal medya kriz planı şablonu yazısındaki maddeleri sözleşme ekine taşıyabilirsiniz.
10. Yapay zekâ ve alt yüklenici kullanımı
Günümüzde birçok ajans yapay zekâ araçları ya da serbest çalışanlarla çalışır. Bu, kendi başına sorun değildir; ama şeffaf olmalı. Sözleşmede ajansın yapay zekâ ve alt yüklenici kullanımını nasıl bildirdiği, gizli bilgilerin bu araçlara aktarılıp aktarılmadığı ve kalite sorumluluğunun kimde olduğu belirtilsin. Konu için yapay zekâ ile sosyal medya içeriği üretmenin sınırı yazısına bakabilirsiniz.
11. Deneme dönemi ve değerlendirme toplantıları
Sözleşmeye, belirli aralıklarla yapılacak değerlendirme toplantılarını ekleyin: ilk ayın sonunda, üçüncü ayın sonunda gibi. Bu toplantılarda hedeflerin, kapsamın ve işbirliğinin nasıl gittiği konuşulur; gerekirse kapsam ya da yöntem güncellenir. Toplantı düzeni sözleşmede yazılı olmazsa, sorunlar ancak fesih aşamasında konuşulur. Düzenli değerlendirme, iki tarafın da beklentisini erken hizalar ve küçük sorunların büyümesini önler.
12. Değişiklik yönetimi
İşletme büyür, hizmetler değişir, yeni bir şube açılır ya da bir kampanya dönemi başlar. Sözleşmede kapsam değişikliğinin nasıl yapılacağını belirleyin: yazılı bir ek, yeni bir teklif, geçerlilik tarihi. Sözlü olarak “şunu da yapsanız” diye biten eklemeler, aylar sonra fatura ve beklenti tartışmasına dönüşür. Küçük değişiklikleri bile yazılı bir mesajla kayda geçirmek yeterli olabilir; önemli olan izin bırakmaktır.
13. Rakip ve çıkar çatışması
Ajansın aynı bölgede ve aynı sektörde rakibinizle de çalışıp çalışmadığını sorun. Bazı ajanslar buna izin verir, bazıları özel çalışma taahhüdü sunar. Bu konuda sözleşmede açık bir ifade olmasa bile, ilk görüşmede konuşmanız işinize yarar; çünkü aynı ekibin iki rakibe aynı anda strateji üretmesi hem gizlilik hem de içerik özgünlüğü açısından sorun yaratabilir.
İmzadan önce kısa kontrol
Sözleşmeyi imzalamadan önce şu beş soruya “evet” diyebilmelisiniz: kapsam sayılarla yazılı mı, hesaplar bende mi, içeriklerin hakkı bende ya da açık bir kullanım iznim var mı, onay ve rapor süreci net mi, çıkış koşulları makul mü? Ajansla anlaşmadan önce sorulacak sorular için sosyal medya ajansıyla anlaşmadan önce sorulması gereken sorular yazısı bir başlangıç olur. Bizim hizmet çerçevemiz için sosyal medya yönetimi sayfasına bakabilir, iletişim sayfamızdan ya da 0540 022 64 22 numarasından WhatsApp’la yazabilirsiniz.